Visa nollor på olika sätt med anpassat talformat

För att snygga till kalkyler för en förenklad läsning eller presentation kan formatering av värden vara en viktig del. I detta tips ska vi fokusera på hur vi kan visa värdet 0 (noll) på olika sätt eller inte alls. Beroende på vad värdet noll betyder i din kalkyl så kan det vara bra att veta hur det går att presentera nollor på olika sätt genom att använda ett eget talformat.

Hämta exempelfilen här.

Anpassat talformat

Vi ska visa värdet noll på olika sätt genom att skapa ett anpassat talformat. Oavsett hur vi vill visa noll så blir tillvägagångssättet det samma. Vi använder följande formatkod för visning:

Positiva tal ; Negativa tal ; Noll

Vi anger i tur och ordning hur våra värden ska visas och separerar dessa med ett semikolon. Det vi kan tänka på är hur många decimaler vi vill använda.

Detta gör vi på markerade celler i dialogrutan Formatera celler [Format cells], kategori Anpassat [Custom] och i fältet Typ: [Type:].

Ersätt noll med text

Först ser vi hur vi ersätter alla nollor med en egen text. Vi antar i detta exempel att värdet 0 egentligen innebär att det saknas uppgift om värdet. Så vi vill i stället visas i.u. (ingen uppgift)

Vi markerar området med siffror och tar fram dialogrutan Formatera celler [Format cells]. Klickar oss fram till Anpassat [Custom] och fältet Typ: [Type:]. Sudda ut det som står och skriv in:

0;-0; ”i.u.”

Första delen för positiva värden ska visas som heltal utan decimaler. Andra delen för negativa värden ska visas med minustecken och heltal utan decimaler. Tredje delen ska visa en text i stället för nollor, texten skrivs inom citattecken.

Bekräfta med OK. Resultatet blir:

Detta är bara en formatering och bakomliggande värde är fortfarande noll så detta kommer inte påverka eventuella beräkningar på området.

Tänk på att du kan skriva vilken text eller tecken som helst inom citattecken.

Visa ingenting

Ett alternativ är att inte visa någonting i cellen (tomt) där det är nollor. Beroende på om nollorna betyder någonting eller om det lika gärna kan vara tomma celler är helt beroende på hur nollor ska tolkas i just din kalkyl. Formatkoden för detta blir:

0;-0;

Första delarna är precis som tidigare men sista delen för nollvärde lämnas helt tomt. Med samma underlag som tidigare ger det följande resultat:

Nu blir det tomt i cellerna där det tidigare var en nolla. Men som tidigare är detta bara en formatering och påverkar inte värdet som faktiskt finns i cellen.

Färga nollan med anpassat talformat

Ytterligare ett alternativ kan vara att verkligen uppmärksamma nollorna och då med en teckenfärg. Det finns 8 standardfärger att välja på genom att använda en text för färgen. Men det finns fler nyanser av färger att tillgå via en siffra, du kan läsa med på ett annat tips om detta:

https://www.excelbrevet.se/anpassad-teckenfarg/

I följande exempel ska alla nollor visas med röd teckenfärg. Detta sticker ut mot övriga siffror då de har svart teckenfärg. Formatkoden blir:

0;-0;[Röd]0

Inom hakparenteser anges den färg som ska visas och det ska stå framför nollan som visar att det ska vara ett heltal utan decimaler. Resultatet blir:

Avslutning

Detta var några exempel på hur vi kan visa värdet noll på olika sätt. Beroende på hur du själv vill hantera nollor så kan detta vara en inspiration att bygga vidare på eftersom det finns olika varianter och andra uppslag att välja på.

En viktig detalj att tänka på är att det är en formatering i cellerna och om du klistrar in nya värden i samma område så använd inklistringsalternativet ”klistra in värde”. Då förstör du inte cellens formatering. Det går utmärkt att skriva in nya värden dock.

Läs mer om våra självstudiekurser på www.officekurs.se.