Uppdatera pivottabell – problem med sortering

När du uppdaterar en pivottabell innebär det oftast inte några problem. Excel går till datakällan och läser in den på nytt och förändringarna kommer med i pivottabellen. Men det kan finnas ett sorteringsproblem som kan ställa till dina pivottabeller.

Ladda ner exempelfilen här.

Manuell sortering

När en pivottabell skapas och du väljer att lägga ett fält i Rader [Rows] eller Kolumner [Columns] så blir alla element sorterade automatiskt i ordning. Exempelvis text sorteras i bokstavsordning. Se exemplet nedan med städerna som sorteras i ordning i pivottabellen.

Om vi högerklickar i pivottabellen och väljer Sortera [Sort] och sedan Fler sorteringsalternativ [More Sort Options].

Så kommer vi till dialogrutan som visar att sorteringsalternativet är inställt på Manuell [Manual]. Och att vi kan ordna element genom att dra dem, vilket är ett eget sorteringsalternativ i pivottabellen.

Med denna inställning så kan vi få ett problem om underlaget förändras och vi sedan uppdaterar. För nya element som kan tillkomma (i detta exempel nya städer) kommer inte automatiskt att sorteras in på rätt ställe. De hamnar sist i listan.

Ändra datakällan

Nu kommer vi i exemplet lägga till fler rader i datakällan och det innefattar en ny ort (Jönköping).

Efter att ha uppdaterat pivottabellen så ser den ut så här:

Vi ser att det nya elementet bland städer lägger sig sist i listan och inte sorterat på rätt sätt. För att få städerna sorterat måste vi manuellt sortera pivottabellen. Detta kanske inte är ett stort problem normalt sett men om du har flera pivottabeller som bygger på samma källa så måste varje enskild pivottabell sorteras manuellt. Ett annat exempel är om det finns många element i en pivottabell så kan det vara svårt i en första anblick att märka när nya element tillkommer att de ligger längst ner efter uppdatering och hamnar då i en felaktig sorteringsordning.

Ytterligare ett problem när nya element lägger sig längst ner och inte i bokstavsordning är filtreringen. Filterlistan motsvarar ordningen i pivottabellen och det kan bli problem när filter ska användas och elementen inte ligger i ordning. Se exempel nedan efter uppdatering:

I exemplet ser vi alla städer men om listan innehåller många städer och nya element lägger sig sist i listan är det lätt att missa detta.

Lösning

Om du vill slippa att manuellt sortera efter uppdatering så kan du ställa in automatisk sortering för fältet.

Högerklicka i pivottabellen och välj Sortera [Sort] och sedan Fler sorteringsalternativ [More Sort Options].

I följande dialogruta ändrar du sedan sorteringsordning till Stigande [Ascending] eller Fallande [Descending] ordning efter önskat fält i pivottabellen.

Efter OK så kommer pivottabellen sortera in nya element automatiskt vid förändringar och uppdatering.

Läs mer om våra självstudiekurser på www.officekurs.se.