Håll koll på utgångsdatum

Om du behöver hålla koll på utgångsdatum för exempelvis licenser som måste förnyas eller sägas upp så kan en lista i Excel vara en bra hjälp. Här följer några steg som man kan använda som en enkel mall för att kunna sätta upp just en kom-i-håg lista för utgångsdatum. Här kommer användas lite olika verktyg för att smidigt och tydligt skapa listan. Fundera igenom hur du själv kan använda tillämpningen i ditt eget arbete.

Vi börjar med grunderna, en lista med grundläggande information (Produkt, Utgångsdatum och AnvändarID).

Om man använder en Tabell [Table] så underlättar det om man fyller på mer uppgifter då tabellens område automatiskt expanderas.

I det första steget så ska jag använda en formel för att räkna ut hur många dagar det är kvar till utgångsdatum från dagens datum räknat. Detta görs med datumfunktionen IDAG [TODAY] som alltid hämtar dagens datum.

Formeln i cell D3 blir som visas i Formelfältet [Formula Bar]. Resultatet blir väldigt konstigt i D-kolumnen beroende på att Excel visar resultatet i datumformat och på två rader har utgångsdatumet passerat vilket genererar ett negativt tal. Det kan inte Excel hantera utan visar det som ett ”fel”. (se dock gärna vårt separata tips om olika sätt att hantera just ”negativ tid” i Excel här)

Snygga till resultatet

För att det ska visas i antal dagar så markerar jag hela tabellkolumnen (Dagar till utgång) och på menyfliken Start [Home] ändrar jag talformat, från Datum [Date] till Allmänt [General]. Nu ändras cellerna till antal dagar till utgångsdatum och de två raderna som tidigare blev fel visar nu negativa värden som indikerar att utgångsdatum har passerat.

Ytterligare kontroll

Nu har vi bra kontroll men för att få extra visuell kontroll ska jag markera rader i tabellen där dagar till utgång är mindre än eller lika med 30 så jag tydligt ser vilka rader jag måste hålla extra koll på. Detta gör jag genom att använda Villkorsstyrd formatering [Conditional formatting] med en egen regel.

Gör så här:

• Markera hela tabellen (utan rubriker).
• På menyfliken Start [Home], klicka på knappen Villkorsstyrd formatering [Conditional Formatting] och sedan på Ny regel [New Rule].
• I dialogrutan välj alternativet Bestäm vilka celler som ska formateras genom att använda en formel [Use a formula to determine which cells to format].
• I det tomma fältet, skriv in formeln:
  = =$D3<=30
• Klicka på knappen Format och välj en fyllningsfärg.
• Klicka OK.

Se bilden för hur dialogrutan ska vara inställd.

Nu markeras alla rader som motsvarar villkoret med utgångsdatum mindre än eller lika med 30 med den valda fyllningsfärgen. Detta ger en tydlig och uppdaterad bild på hur läget ser ut.

I och med att jag använder en tabell så går det utmärkt att fylla på nya rader och kontrollen med färgade rader hänger automatiskt med.

Ladda ner exempelfilen här.