Ladda ner övningsfilen: Automatisk unika värden i dina droplistor.xlsx

Automatiskt unika värden i dina droplistor

En liten, men naggande god nyhet i Excel 365 är att droplistor du skapar nu automatiskt omvandlas till unika värden. Så även om du har dubbletter i dina källdata, så kommer Excel rensa bort dem automatiskt. Här kommer ett exempel som visar:

Du har ett cellområde med olika data och utifrån värdena (länderna) kolumnen Land vill du nu i en annan cell skapa en droplista där användaren ska välja land. Gör följande:

1. Markera den cell där du vill infoga din droplista (G2).
2. Gå till menyfliken Data och knappen Dataverifiering [Data Validation]
3. I rullistan väljer du Lista och i fältet för Källa markerar du alla länderna (B3:B21) och klickar OK.

När du klickar på droplistan upptäcker du att det endast är de unika länderna som visas i droplistan, trots att länderna förekommer upprepade gånger i källan (B-kolumnen).

Denna nya funktionalitet gör att du kan slippa att skapa en unik lista utifrån källtabellen före du skapar själva droplistan.

Sortering av droplistan

Om du vill sortera eller bestämma ordningen på hur värdena i din droplista ska visas, behöver du skapa en separat tabell för detta. Ett effektivt sätt är att använda funktionen UNIK [UNIQUE] för att extrahera ut de unika länderna. Runt om UNIK-funktionen används sedan funktionen SORTERA [SORT] för att sortera de unika länderna. Se bilden nedan. Detta är ett av många, många smarta sätt som de nya dynamiska matrisfunktionerna kan användas på i Excel.

Därefter kopplar du på droplistan till detta område med unika länder. För att få en dynamik så används cellreferensen F5#. Med hashtecknet efter cellreferensen anropar man hela det dynamiska området, vilket gör att nya länder läggs till i droplistan automatiskt.

Dynamisk uppdatering

Vill man ha en dynamisk uppdatering av när nya rader läggs till i källtabellen, utan att du behöver ändra källdataområde, rekommenderar vi att använda Exceltabell. Det löser problemet automatiskt.

I bilden nedan är den nedersta droplistan i G16 kopplad mot cell F16# som i sin tur är kopplad mot Exceltabellen till höger i bild – och blir därmed dynamisk när vi lägger till tre nya rader med ett nytt land (USA).

Droplistan i cell G5 uppdateras dock inte eftersom formeln i cell F5# är kopplad mot B3:B21 och måste ändras manuellt för att få med de tillagda raderna.

Vill du lära dig mer om droplistor?

Vi har tidigare skrivit fler tips om droplistor i Excel. Se bland annat Drop-downlista i Excel och Sökning i valbar lista. Fler tips och information om smart användning av droplistor finns såklart i våra e-kurser på officekurs.se.

Vill du lära om hur smart du kan jobba i nya Excel 365? Kolla in vår lärarledda heldagskurs Nyheterna i Excel 365