Drop-downlista i Excel

Genom att använda en valbar lista i celler förenklar man själva inmatningen och samtidigt standardiserar innehållet. Det är ett effektivt sätt att kontrollera vad som är tillåtet att fylla i celler när andra ska använda dokumentet. Att skapa en valbara lista (drop down-lista) är mycket enkelt i Excel.

Ladda ner exempelfilen här.

Begränsningar

Det finns olika typer av begränsningar man kan använda för tillåten inmatning i celler. Dessa finns på menyfliken Data och verktyget Dataverifiering [Data Validation].

Med detta verktyg går det exempelvis att endast tillåta siffror i celler eller ett datum inom ett valt intervall. Mycket användbart för att skapa mallar som måste fyllas i på korrekt sätt. Men ett av alla val som finns är att skapa en valbar lista med förbestämda element att välja på.

Innan vi kan skapa en valbar lista så måste det finnas ett underlag i samma Excelfil. Detta underlag kan finnas på ett annat blad än där listan ska användas men dock i samma fil.

Exempel på valbar lista

I exemplet ska vi fylla på en lista med placeringsorter för varje namn.

För att förenkla detta så skapar vi ett underlag med de orter som ska användas.

Denna lista är en tabell vilket också är en fördel om vid ett senare tillfälle vill kunna ändra på orterna som ska kunna väljas. I den valbara listan kommer dessa orter visas i samma ordning som detta underlag. Det kan vara en bra idé att sortera detta underlag i bokstavsordning för att enklare hitta rätt ort i den valbara listan. Sedan är det dags att skapa den valbara listan.

1. Markera sedan den/de celler som ska ha en valbar lista (kolumnen Placeringsort).
2. På menyfliken Data, välj Dataverifiering [Data Validation].
3. I dialogrutan, klicka på listan för Tillåt [Allow], Välj Lista [List].
4. I fältet Källa [Source] ange området för underlaget (orterna).
5. Klicka OK.

Nu har de markerade cellerna en valbar lista som gör det enklare att mata in placeringsorter.

Tidigare i texten nämndes att orterna i den valbara listan hamnar i samma ordning som i underlaget och att en sortering av underlaget slår igenom på den valbara listan.

Listan efter sortering av underlaget. Detta gör det enklare att hitta rätt ort. Framförallt förenklar detta när det finns många alternativ.

Klicka vidare till www.officekurs.se för att se hela utbudet av e-kurser i Excel och övriga Office.