Anonymisera data i Excel
Nya AI-tjänster gör arbetsuppgifter enklare, även rapportering i Excel.
Men hur gör du om filen innehåller känslig information, till exempel personuppgifter, kundregister eller leverantörsdata? I så fall kan du anonymisera innehållet innan du laddar upp det till en AI-tjänst. På så sätt skyddar du både verksamhetens och kundernas integritet.
Säkra AI-tjänster?
Finns det säkra AI-tjänster? Även om Microsoft och andra AI-tjänster lovar trygg hantering av dina företagsuppgifter, tillåter många organisationer ändå inte att du laddar upp intern information. Det gäller inte bara personuppgifter utan också uppgifter om tillverkningsplatser eller kunders placering. Därför fungerar anonymisering som ett mer flexibelt och tryggt alternativ.
Du anonymiserar data i Excel genom att ersätta känsliga uppgifter med genererade koder eller slumpmässiga värden. Som resultat behåller du analysmöjligheter samtidigt som du skyddar både personer och verksamhet. Dessutom kan du dela filerna internt utan att sprida skyddad information.
I det här exemplet vill företaget undersöka hur kundernas ålder är fördelad på olika platser i Sverige för att skapa riktade marknadsföringskampanjer. Eftersom både kön och ort är klassade som känsliga uppgifter behöver du anonymisera dem innan du fortsätter. På så vis minskar du risken för att känslig information sprids. Därmed följer du företagets säkerhetskrav.
Skapa fiktiva värden
Lösningen är att skapa fiktiva värden. Genom att följa stegen nedan blir processen tydlig och säker.
Steg 1 – Skapa Excel-tabell
Först säkerställer du att originalvärden är definierade som en Exceltabell. Kortkommandot är Ctrl + T. Därefter ger du tabellen ett passande namn. Det gör arbetet enklare senare.
Tips!
Genom att använda tabeller kommer du inte behöva justera formlera om fler rader tillkommer i underlaget.
Steg 2 – Hitta unika värden
Nästa steg är att identifiera de unika värden som ska ersättas. Använd denna formel i en intilliggande kolumn med hänvisning till tabell- och kolumnnamn.
=UNIK(Kundtabell[Kön])
=UNIQUE(Kundtabell[Kön])
Formeln kommer ”spilla ner” till lika många rader som antalet unika värden i kolumnen.
Steg 3 – Skapa kodsekvens
Därefter skapar du en ersättningskod som anonymiserar värdena, antingen som nummerserie eller med både text och siffror.
Texten Kod ska kombineras med ett sekvensnummer, vilket baseras på antalet unika värden som behöver ersättas.
Formeln blir:
=”Kod”&SEKVENS(ANTALV(UNIK(Kundtabell[Kön])))
=”Kod”&SEQUENCE(ANTALV(UNIK(Kundtabell[Kön])))
Upprepa formlerna för nästa kolumn med värden som ska ersättas och anonymiseras.
=UNIK(Kundtabell[Stad])
=UNIQUE(Kundtabell[Stad])
=”Plats” & SEKVENS(ANTALV(UNIK(Kundtabell[Stad])))
=”Plats” & SEQUENCE(ANTALV(UNIK(Kundtabell[Stad])))
Skapa kodlista med ersättningsvärden
Skapa en ny lista genom att kopiera eller skapa nya anonymiserade rubriker för de nya ersättningsvärdena.
Hämta värdena i originaltabellen genom att ange tabellens och kolumnens namn för de kolumner som inte behöver anonymiseras:
=Kundtabell[KundID]
=Kundtabell[Ålder]
Leta upp ersättningskoden
Nu kan du ersätta de känsliga uppgifterna med hjälp av funktionen XLETAUPP. På så sätt kopplas varje originalvärde till sin anonymiserade kod.
=XLETAUPP(Kundtabell[@Kön];$F$2#;$G$2#)
=XLOOKUP(Kundtabell[@Kön];$F$2#;$G$2#)
Dollartecken $ låser startcellreferensen i formeln och brädgårdstecknet # gör att formeln automatiskt utökas till angränsande celler.
Kopiera ner formeln till alla raderna.
Upprepa sedan för alla kolumner med värden som ska anonymiseras.
=XLETAUPP(Kundtabell[@Stad];$I$2#;$J$2#)
= XLOOKUP(Kundtabell[@Stad];$I$2#;$J$2#)
Kopiera ner formeln till alla raderna.
Kopiera resultatet
När detta är klart kan du antingen klistra in värden direkt i AI-tjänsten eller kopiera de anonymiserade uppgifterna till en ny tom Excelfil och sedan ladda upp filen.
Tips!
När du klistrar in i en ny Excelfil välj Klistra in värden [Paste values] för att undvika att formler kopieras. På så sätt får du en ren fil utan länkar.
Spara kodlistorna
Till sist sparar du kodlistorna i separata arbetsböcker om du vill återanvända dem
Spara originaltabell, kodlistor och anonymiserade värden som tre olika filer på skilda platser för att följa företagets regler för hantering av känsliga uppgifter.
När AI-tjänsten har levererat resultatet kan du använda kodlistorna för att tolka eller avkoda informationen igen.
Sammanfattning
Genom att anonymisera känsliga uppgifter innan du laddar upp en Excel-fil till en AI-tjänst följer du företagets riktlinjer och minskar risken för att information hamnar fel. När du ersätter värden som kön eller ort med koder kan du fortsätta arbeta med materialet och göra analyser utan att exponera skyddad information. Efter att AI-tjänsten levererat sitt resultat kan du använda kodlistorna för att tolka och koppla ihop uppgifterna igen på ett säkert sätt. Dessutom behåller du kontrollen över hela processen.
Kundanpassade kurser
