Suddgummit i Officeprogrammen

Ibland ser texten i dokument ut som rena ”kidnappningsbrev”. Det ser ut som om innehållet skulle vara hopklistrat från olika dagstidningar med olika typsnitt, olika storlek på bokstäverna, texten kan innehålla klickbara länkar och textstycken med olika långa indrag, från marginalen.

Det är troligt att texterna kommer från flera olika källor. Vi behöver fixa till så texten ser enhetlig ut.

En del tar till trixet att kopiera över all text till programmet Notepad/Anteckningar, som inte har stöd för formatering med olika utseenden och sedan klistrar man tillbaka texten till Word, Outlook eller Power Point.

Men det finns bättre sätt!

Suddgummit tar bort teckenformatering

Text kan formateras på tre sätt. Det går att formatera:

• Tecken [Font]
• Stycken [Paragraph]
• Rubrik Format [Styles]

I gruppen Tecken [Font] finns en ikon som ser ut som ett ”suddgummi” i Word. Ikonen heter Rensa all formatering [Clear all formatting].

Men all formatering tas inte bort när man markerar en text och sedan klickar på knappen. För det är bara Tecken [Font] formateringen som tas bort och texten kan vara formaterad på fler sätt.

Tips! Kortkommandot för att ta bort textenformatering är Ctrl + Shift + Z.

Styckeformatering

Om texten har olika styckeformatering, det vill säga olika indrag från marginalen, olika rad- och styckeavstånd, innehåller numrerad eller punktnumrerad text så finns det inget suddgummi för detta att klicka på men det finns ett kortkommando Ctrl + Q i Word.

Rubrikformatering

Rubrikformat är mycket praktiska. När man använder dem formateras både tecken i texten och stycket på en gång. Genom att hela tiden använda format för rubriker och vanlig normal text blir texten enhetlig genom hela dokumentationen och man slipper komma ihåg vilken teckenstorlek man använde på till exempel rubriken på föregående sida.

Behöver man ta bort och återställa text med rubrikformat går det att välja formatet Normal [Normal] längst till vänster i gruppen Format [Styles].

Styckeformatering, typsnitt och storlek på texten ändras, men ord i till exempel fetstil kommer fortfarande vara feta, kursiva, understrukna och så vidare.

Ofta går det att välja formatet Normal [Normal] för att snabbt återställa styckeformateringen till standard.

Vill man däremot ha kvar typsnittet och endast återställa styckeformateringen, då får man använda kortkommandot Ctrl + Q.

Tips! Kortkommandot för att ta bort rubrikformatering är Ctrl + Shift + N.

Suddgummits placering i Office programmen

Suddgummit är placerat i gruppen Tecken [Font] på menyfliken Start [Home] på nästa samma ställe i alla Officeprogram, förutom i Excel. I Excel hittar man suddgummit i gruppen Redigering [Editing] på menyfliken Start [Home].

I Outlook behöver man växla till menyfliken Formatera text [Format Text] i ett e-postmeddelande för att hitta suddgummit för att ta bort teckenformatering eller återställa styckeformatering till standard, via formatet Normal [Normal].

Tips! Kortkommandot Ctrl + Shift + N fungerar även i programmen Outlook och OneNote.

Vill du lära dig mer om de olika programmen i Microsoft Office? På officekurs.se finns många olika e-kurser all välja mellan. Du kan även prova en Gratiskurs helt kostnadsfritt i 12 månader.