Sökmappar i Outlook

Sökmappar

Ibland söker man efter samma saker ofta. Då kan det underlätta att inte behöva skriva in sökningen gång på gång. Då går det att spara en sökning i en sökmapp.

En sökmapp visar resultatet från en sökning i hela din brevlåda (samtliga mappar), den är ständigt uppdaterad och visar alltid ett aktuellt resultat. Skapa en sökmapp på följande sätt.

  • På menymenyfliken Mapp [Folder] välj Ny sökmapp [New Search Folder].
  • Välj en typ av sökmapp som finns i listan, eller skapa en anpassad sökmapp
  • Klicka OK när alla val är gjorda

Mappen lägger sig under Sökmappar [Search Folders] i din struktur och klickar du på den skapade sökmappen visas innehållet efter det val som är inställt.

Tips! Du kan även högerklicka på ordet Sökmappar [Search Folders] i den vänstra panelen och välja Ny sökmapp [New Search Folder].

Visa meddelanden från personer

Sitter du och flyttar e‑postmeddelanden som ligger i Inkorgen [Inbox] till mappar som du har namngett till olika personers namn? Gör du det desamma med alla e‑postmeddelanden du skickar? Ibland minns man inte om det man letar efter stod i ett meddelande som man fått eller skickat. Då är Sökmappar [Search Folders] användbara.

  • Outlook kan söka reda på dessa meddelande åt dig helt automatiskt.
  • Högerklicka på ordet Sökmappar [Search Folders] i den vänstra panelen och välja Ny sökmapp [New Search Folder].
  • Välj E‑post från och till vissa personer [Mail from and to specific people].
  • Klicka på Välj [Choose] för att ange ett namn.

  • Välj en eller flera personer.
  • Klicka OK två gånger.

Nu finns det en sökmapp som visar alla e‑postmeddelanden både från och till den valda personen.

Det bäst är nu att sökmappen kommer att uppdatera sig själv. Även alla framtida meddelanden från och till den här personer kommer att visas här. Alla e‑postmeddelandena ligger kvar i sina ordinarie mappar men visas i sökmappen också.

En sökmapp är inte en fysisk mapp utan ett sökresultat och borde kallas för Sökvy [Search view] istället. Tar du bort någonting i en sökmapp tas meddelandet bort i sin riktiga mapp.

Tips! Är panelen med e‑postmeddelande tillräcklig bred syns det även i vilken mapp meddelandena ligger.

Visa meddelanden från till ett företag

När man skapar en sökmapp som letar efter meddelande från vissa personer måste man inte välja någon i sin adressbok. Det går att manuellt skriva in eller flera e‑postadresser med semikolon mellan och även delar av en e‑postadress till exempel @kunden.se för att hitta meddelanden, oavsett vem på företaget som har skickat dem.

Visa meddelanden per kategori

C:\Users\PETRUS~1\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4464ca.PNG

Har du använt Kategorier [Categories] går det att skapa sökningar som visa meddelanden som tillhör en eller flera kategorier.

Skapa en anpassad sökning

C:\Users\PETRUS~1\AppData\Local\Temp\SNAGHTML477c79.PNG

Det går även att skapa sökningar och leta efter E‑post med specifika ord [Mail with specific words] eller Skapa en Anpassad sökmapp [Create a custom Search Folder].

Sök efter alla meddelande som innehåller ett visst ord, kund-, leverantörsnamn, projekt-, avtalsnummer inom en viss tidperiod med mera.

Sök i sökmappar

När du har skapat sökmappar har du möjlighet att ”söka i sökmappen”. På detta sätt får du ett snabbt sätt att snabbare hitta meddelande med ett visst innehåll från en specifik person eller ett meddelande i en specifik sökmapp för ett projektnummer.

Du gillar kanske också...

Börja prenumerera på Excelbrevet

Ta del av tips & tricks i Excel och Office en gång i månaden helt kostnadsfritt.

Grattis du kommer nu att få Excelbrevet varje månad helt gratis!