Skillnaden mellan talformat och datatyper i Excel och Power Query

Ladda ner exempelfil: Datatyper och Talformat.xlsx

När du hanterar data i Excel och Power Query, är det viktigt att förstå skillnaden mellan Talformat och Datatyper. De påverkar hur värden visas, tolkas och används, i beräkningar och analyser.

Celler i Excel kan visa text eller tal.

Du kan själv mata in text och tal i cellerna eller så kan en beräkning av en formel resultera i text eller tal.

Det är viktigt att ha samma typ av innehåll i cellerna, för att senare kunna söka och hitta matchande värden.

Tips!

Och ja, det går att slå ihop texter.

Placering av innehåll i celler

Värde	Datatyper	Placering
Text	ABC	Vänster
Siffror	123	Höger
Sant/falskt	SANT	Centrerat

I celler med text justeras som standard till vänster och tal till höger, i Excel.

Men visste du att det finns värden, som standard centreras i cellerna?

Om du skriver in orden SANT [TRUE] eller FALSKT [FALSE] i en cell, centreras texten i cellerna.

Även en formel kan resultera i värdena SANT eller FALSKT och då centreras svaret, som standard i Excel.

Tips!

Sedan finns det en fjärde typ med anpassade datatyper, i Excel, som får blir ett annat tips.

Talformat i Excel

Sedan går det att välja hur tal ska visas i Excel, med eller utan decimaler och tusentalsavgränsning till exempel. Talformat styr hur ett värde visas i en cell men ändrar inte de underliggande värdena. Exempel på talformat:

• Allmänt – Standardformatet utan specifik formatering
• Tal – Visar siffror med decimaler och tusentalsavgränsare
• Valuta – Visas med valuta symbol
• Redovisning – Visas med valuta symbol och minustecken till vänster
• Datum – Visar datum men lagrar värdet som ett heltal
• Tid – Visar tid men lagrar värdet som ett decimaltal
• Procent – Multiplicerar tal med 100 och lägger till %
• Text – Behandlar alla värden som text, även siffror

OBS!

I Excel är Datum och Tid ett talformat, vilket innebär att datum lagras som ett heltal (där 1 motsvarar 1900-01-01) och tid är ett decimaltal.

Datatyper i Excel

De olika sätt som värden kan hanteras i cellerna, kallas Datatyper [Data Types].

Excel har förutom olika talformat även inbyggda datatyper, som hjälper till att hantera och analysera information.

I Excel finns det fyra datatyper:

1. Text [Text]
2. Tal [Number]
3. Det som kallas boolesk, som bara kan innehålla två värden, 1 eller 0, som visas som Sant/Falskt [TRUE/FALSE]
4. Sedan finns det sedan en tillbaka, även inbyggda datatyper, som till exempel Geografi [Geography] och Aktier [Shares].

Det är inte ovanligt att siffror lagras med datatypen Text [Text] i celler när värden till exempel, hämtas från en hemsida. Detta en vanlig orsak till att Excel inte kan summera talen i cellerna.

Tips!

Genom att använda Power Query för att hämta värdena från till exempel en hemsida (i stället för att klippa och klistra) kan du ”tvätta och städa” informationen innan värdena ska beräknas.

Datatyper i Power Query

 

Men om du läser in data via Power Query-redigeraren till Excel, kan du välja mellan flera datatyper.

Power Query har fler datatyper än Excel, vilket säkerställer korrekta konverteringar och beräkningar. Exempel:

• Decimaltal [Decimal Number]
• Valuta [Currency] (i Excel, men kallas Fast decimal [Fixed Decimal Number] i Power BI)
• Heltal [Integer]
• Procent [Percent]
• Datum/tid [DateTime]
• Datum [Date]
• Tid [Time]
• Datum/tid/tidszon [Date/Time /TimeZon]
• Varaktighet [Duration]
• Text [Text]
• Boolesk [True/False]
• Binär [Binary], t.ex. filer eller bilder

Se till att välja rätt datatyp i Power Query. Om Power Query returnerar data i fel format till Excel, kan det orsaka oväntade resultat vid beräkningar.

OBS!

I Power Query är Datum [Date], Tid [Time] och Datum/tid [DateTime] egna datatyper (till skillnad från Excel där de är talformat).

Tips!

Datatypen Valuta [Currency] används ofta för valuta beräkningar, då den har endast 4 decimaler.

Konvertera datatyper

I Power Query går det att konvertera vissa datatyper till en annan datatyp. Men det finns också vissa begränsningar.

Om du har en text, med värden i ett datumformat, som du vill konvertera till en datatypen Datum [Date], så kan du göra det med hjälp av Power Query, till exempel. Även om datumet inte är uppställt enligt svensk ISO standard, ÅÅÅÅ-MM-DD.

Det här diagrammet visar olika kombinationer av konverteringar av datatyper i Power Query.

Lägg märke till att de gröna bockarna, anger en ”möjlig” konvertering.

Det är teoretiskt möjligt att konvertera en text, till vilken annan datatyp som helst, men i verkligheten går det bara, när textformatet matchar måldatatypen.

• Vid konverteringar av Datum/tid/tidszon [Date/Time /TimeZon], Heltal [Integer], Procent [Percent] och Valuta [Currency] kan det tas bort information från det ursprungliga värdet.
• Och vid konvertering av ett Datum [Date] till datatypen Datum/tid [DateTime] läggs det till information. Tiden anges till midnatt för det aktuella datumet.

Datatyper
Decimal tal	—	⚠️	⚠️	✅	✅	⚠️	❌	➕	✅	✅	✅
Valuta	✅	—	⚠️	✅	✅	⚠️	❌	➕	✅	✅	✅
Heltal	✅	✅	—	✅	✅	✅	❌	➕	✅	✅	✅
Procent	✅	⚠️	⚠️	—	✅	✅	❌	➕	✅	✅	✅
Datum/Tid	✅	⚠️	⚠️	✅	—	⚠️	⚠️	➕	❌	✅	❌
Datum	✅	✅	✅	✅	✅	—	❌	➕	❌	✅	❌
Tid	✅	✅	✅	✅	➕	❌	—	➕	❌	✅	❌
Datum/Tid/Tidzon	✅	⚠️	⚠️	✅	⚠️	⚠️	⚠️	—	❌	✅	❌
Varaktighet	✅	⚠️	⚠️	✅	❌	❌	❌	❌	—	✅	❌
Text	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	—	✅
Sant/Falskt	✅	✅	✅	✅	❌	❌	❌	❌	❌	✅	—

Ikon	Beskrivning
✅	Möjligt
❌	Inte möjligt
➕	Möjligt, men det lägger till värden till det ursprungliga värdet
⚠️	Möjligt, men det ursprungliga värdet kortas av

Hitta matchande värden

Det är mycket viktigt att ha samma datatyper på innehållet i cellerna för att kunna hitta matchande värden.

När du till exempel använder funktionerna LETARAD [VLOOKUP] och XLETAUPP [XLOOKUP], behöver du ha samma typ av värden, för att Excel ska hitta något som matchar. Det går ju till exempel inte att leta efter en text i en kolumn som innehåller tal.

Och om du ska använda det du läst in via Power Query i Power Pivot, är det också mycket viktigt att de värden som ska användas för relationer, har samma datatyp.

Lycka till med att läsa in värden med rätt datatyp, till dina dataanalyser i Excel, via Power Query!