Problem med att publicera till webben i Power BI

Det finns flera olika sätt att publicera och sprida rapporter i Power BI. Fullständig dokumentation om de olika sätten att dela rapporter hittar du i e-kursen Power BI på www.officekurs.se. I det här inlägget koncentrerar vi oss på hur man kan publicera till webben.

Vad innebär att ”publicera till webben”?

Jo, det innebär att du möjliggör delning av en Power BI-rapport på webben, så att vem som helst kan ta del av informationen. Alla har möjligheten att filtrera och använda rapporten dynamiskt. Ett exempel på en delad rapport hittar du på https://www.excelbrevet.se/power-bi-desktop/. Detta är givetvis smidigt och bra om man har publikt material som man vill dela på ett snyggt och smidigt sätt.

Samtidigt måste du vara noga med vad som publiceras, eftersom det är publikt. Vem som helst med länken kan se och använda informationen.

Så publicerar du till webben i Power BI

Du gör på följande sätt för att publicera en rapport till webben i Power BI:

Öppna din rapport i Power BI på webben.

1. Klicka på Fler alternativ (de tre prickarna)
2. Välj Bädda in
3. Publicera till webben (offentligt)

1. I dialogrutan Bädda in kod har du:
   1. Möjlighet att använda en url/webblänk för delning av din rapport
   2. Inbäddningskod som du kan använda på webben
   3. Du kan också välja rapportens storlek

Klart!

Nya inställningar – bra, men med ett potentiellt problem

Nyligen ändrade Microsoft regelverket för hur publicering till webben [Publish to web] fungerar i Power BI.

Tidigare var grundinställningen att alla som har rättighet att administrera en rapport också hade möjlighet att publicera rapporten offentligt. Detta är givetvis en risk. Av misstag – eller av okunskap – delades rapporter offentligt med data som inte alltid borde delats offentligt.

Nu är standardinställningen istället att ingen kan dela rapporter offentligt, vilket givetvis är bra ur säkerhetssynpunkt. Om man inte ändrat inställningar kommer man som rapportadministratör att få följande meddelande om man försöker publicera till webben (offentligt):

Ändra inställningar för möjliggörande av publicering till webben (offentligt)

För att möjliggöra publicering till webben behöver man som Power BI-administratör klicka på Inställningar (kugghjulet) och välja Administratörsportalen.

I Administratörsportalen klickar du på Klientinställningar och skrollar ner till Publicera på webben (se bilden nedan).

Standardinställningen är numera Tillåt endast befintliga koder. Detta innebär att alla tidigare delningar fortfarande ligger aktiva, men att nya delningar inte är möjliga. För att möjliggöra nya publiceringar till webben klickar du i Tillåt befintliga och nya koder.

Sedan kan det vara på sin plats att tilldela detta på Specifika säkerhetsgrupper. Detta är viktigt om man är en större organisation eller om man inte vill att alla ska kunna dela publikt. Väljer man Hela organisationen kan alltså alla rapportadministratörer dela publikt. Avsluta med att klicka på Använd för att bekräfta.

Extratips – se och ta bort befintliga delningar

Om du som administratör vill se vilka delningar som finns och eventuellt ta bort tidigare publika delningar, går du in i Administratörsportalen och väljer Inbäddningskoder. Därunder syns alla befintliga delningar och du kan enkelt välja att ta bort de delningar som tidigare gjorts.

Associerad e-kurs: Power BI på officekurs.se

Associerad lärarledd kurs: Power Pivot och Power BI