Därför bör du lära dig Power Query före VBA

Jag har stor respekt för VBA.

VBA har hjälpt många Excelanvändare att automatisera återkommande arbetsmoment, bygga smarta lösningar och ta Excel till en helt ny nivå. Och det fina med VBA är att det faktiskt går att komma i gång ganska praktiskt. Med makroinspelaren kan du spela in vad du gör i Excel och sedan titta på koden som skapas bakom kulisserna.

Det är en fantastisk inkörsport till programmering.

Jag kan en del VBA och har använt det i olika sammanhang, men jag skulle inte kalla mig VBA-expert. Däremot har jag arbetat med Excel i många år, utbildat tusentals användare och sett väldigt tydligt vad som brukar ge störst effekt i vardagen.

Och när någon frågar mig:

”Vad är det viktigaste jag bör lära mig i Excel?”

Då är mitt svar inte VBA.

Mitt svar är:

Power Query.

Det kanske låter lite provocerande för den som älskar VBA. För VBA är fortfarande kraftfullt. Det har absolut sin plats. Men för de allra flesta Excelanvändare som vill spara tid, minska manuellt arbete och få bättre kontroll på sina dataflöden, är Power Query oftast en mycket bättre första investering.

Här är varför.

1. Du kan skapa logik utan att skriva kod 🤩

Power Query har ett eget formelspråk som heter M. Men det fina är att du inte behöver börja där.

I Power Query kan du göra väldigt mycket genom att klicka dig fram i gränssnittet. Du filtrerar, sorterar, delar upp kolumner, byter datatyper, tar bort rader, slår ihop tabeller och bygger upp en hel kedja av steg – utan att skriva en enda rad kod.

Bakom kulisserna skapas koden automatiskt.

För många användare är det här helt avgörande. De är inte intresserade av programmering. De vill bara få jobbet gjort. De vill ta emot en fil, städa upp den, strukturera den och kunna använda den i en rapport, en pivottabell eller i en analys.

Och just där är Power Query oerhört starkt.

I mina ögon är det nästan den perfekta typen av ”programmering” för vanliga Excelanvändare: du bygger logik genom tydliga kommandon i ett gränssnitt, men slipper börja med själva kodspråket.

2. Det går snabbt att komma från noll till nytta 🚀

VBA är kraftfullt, men det tar tid att bli trygg.

Makroinspelaren hjälper dig en bit, men förr eller senare behöver du kunna skriva sådant som inte går att spela in. Du behöver förstå objektmodellen, variabler, loopar, villkor, felhantering och mycket annat. Det är fullt möjligt att lära sig, men det kräver tid och övning.

För att bli riktigt bekväm med VBA behöver du sannolikt lägga många, många timmar. Förmodligen +100 timmar för att känna dig trygg på en hygglig nivå. Vill du bli riktigt vass krävs betydligt mer.

Power Query fungerar annorlunda.

Här kan en van Excelanvändare komma väldigt långt på kort tid. Redan efter en eller två dagars fokuserat lärande kan många börja bygga lösningar som sparar massor av tid i vardagen.

Det beror på att Power Query är mer visuellt, mer guidat och mer inriktat på just det många faktiskt behöver göra: hämta, städa, kombinera och forma data.

3. Du får en tydlig spårbarhet 🐾

En av de stora fördelarna med Power Query är att varje moment sparas som ett steg.

När du öppnar Power Query-redigeraren kan du se en lista över vad som har gjorts: filtrerade rader, ändrad typ, borttagna kolumner, sammanfogade frågor och så vidare.

Det gör det mycket lättare att följa logiken.

I VBA kan lösningen vara fantastisk – om koden är välskriven och tydlig. Men om den inte är det kan den vara svår att förstå, särskilt för någon som inte själv är van programmerare. Det är inte alltid uppenbart vad som händer, var något händer eller varför något händer.

I Power Query blir processen oftast mer synlig.

Det går förstås att göra även Power Query-lösningar röriga. Man kan döpa steg dåligt, skapa krångliga speciallösningar och bygga onödigt komplicerat. Men grundtanken i Power Query hjälper användaren att skapa en mer läsbar och spårbar process.

Det är en stor skillnad.

Med VBA behöver du aktivt arbeta för att göra koden lätt att förstå.

Med Power Query får du mycket av tydligheten på köpet.

4. Power Query är ett område som Microsoft satsar på 💵

VBA finns kvar och kommer sannolikt att finnas kvar länge. Det används i enormt många Excelmodeller och affärskritiska lösningar runt om i världen.

Men det är samtidigt tydligt att VBA inte är det område där Microsoft lägger sin största utvecklingskraft.

Power Query däremot är centralt i Microsofts moderna data- och analysvärld. Det finns i Excel, Power BI och flera andra sammanhang. Det är en viktig del av hur Microsoft vill att användare ska hämta, kombinera och transformera data.

Det betyder inte att VBA är dåligt.

Det betyder bara att Power Query är mer framtidsinriktat för just datarensning, dataimport och dataförberedelse.

Och för många Excelanvändare är det exakt där den stora tidsvinsten finns.

5. Power Query finns på flera platser 🌍

VBA är starkt kopplat till klassiska Office-program, framför allt Excel på datorn. Det fungerar bra i många sammanhang, men det är inte en lösning som naturligt följer med överallt i dagens mer webbaserade och molnbaserade arbetssätt.

Power Query har en bredare roll.

Du hittar Power Query i Excel och Power BI, och samma grundidé återkommer i flera Microsoftmiljöer. Det gör att kunskapen blir mer återanvändbar.

Lär du dig Power Query i Excel får du också en betydligt bättre start i Power BI.

Det är en viktig poäng.

För många företag handlar Excel inte längre bara om kalkylblad. Det handlar om rapportering, analys, datamodeller, Power BI, automatiserade flöden och bättre beslutsunderlag. Där passar Power Query väldigt väl in.

6. Power Query är byggt för data 🧱

VBA kan användas till att bearbeta data. Absolut.

Men VBA är i grunden ett automationsspråk. Det kan styra Excel, klicka på knappar, skapa rapporter, öppna filer, flytta information och göra mängder av smarta saker.

Power Query är däremot byggt specifikt för att hämta, rensa och forma data.

Och det är just detta många Excelanvändare lägger väldigt mycket tid på.

De får en fil från ett system. Den ser inte riktigt ut som den borde. Rubrikerna ligger fel. Några rader ska bort. Datumformaten behöver rättas. Kolumner ska delas upp. Flera filer ska slås ihop. Budget och utfall ska matchas. En rapport ska byggas.

Det där är vardag för många ekonomer, controllers, administratörer, analytiker och andra Excelanvändare.

Och det är precis sådant Power Query är gjort för.

Därför är det klokt att använda ett verktyg som är designat för uppgiften, i stället för att använda ett mer generellt verktyg och försöka få det att lösa samma sak.

7. Du får tillbaka tid ⏳

Den kanske största vinsten med Power Query är inte teknisk.

Den är mänsklig.

Power Query kan ge dig tillbaka tid.

Tänk dig att du varje månad får en rapport som behöver städas innan du kan börja analysera den. Du tar bort rader, byter namn på kolumner, ändrar format, slår ihop data och bygger om underlaget så att det går att använda.

Första gången kanske det tar en timme.

Med Power Query kan du göra jobbet en gång och spara alla steg.

Nästa månad lägger du in den nya filen och klickar på Uppdatera.

Det som tidigare tog en timme kan plötsligt ta några sekunder.

Det är här Power Query blir så kraftfullt. Din tid går från att vara en kostnad till att bli en investering. Första gången bygger du processen. Sedan återanvänder du den.

I stället för att lägga tid på att manuellt städa data kan du lägga tid på att analysera, dra slutsatser och skapa värde.

Det är en enorm skillnad.

Jag har sett många exempel där användare som tidigare lagt timmar varje vecka på manuell bearbetning har kunnat minska arbetet till några klick. Ibland handlar det om enstaka rapporter. Ibland handlar det om hela arbetssätt som förändras.

Och det fina är att användaren själv ofta kan förstå och vidareutveckla lösningen.

Det är en viktig skillnad mot många kodbaserade lösningar.

8. Det är flexibelt 🧩

En annan stor styrka med Power Query är att det är relativt enkelt att ändra och bygga vidare.

Behöver du peka om lösningen till en ny fil? Ofta inga problem.

Behöver du byta datakälla? Det går vanligtvis att hantera på ett strukturerat sätt.

Behöver du lägga till en ny tabell, kombinera fler filer eller ändra logiken i ett steg? Då kan du ofta göra det direkt i Power Query-redigeraren.

I VBA kan samma sak vara fullt möjligt, men det kan kräva mer utveckling, mer testning och mer teknisk förståelse. Särskilt om du byter från exempelvis en Excelfil till en databas eller behöver hantera anslutningar, autentisering och olika typer av dataobjekt.

Power Query gör inte allt automatiskt, men det gör många datakopplingar och transformationer betydligt mer tillgängliga.

Det gör lösningarna lättare att bygga, lättare att granska och ofta lättare att felsöka.

Slutsats: VBA är bra – men börja med Power Query

VBA är fortfarande ett mycket användbart verktyg. Det kan automatisera saker som Power Query inte är tänkt att göra. Det kan skapa speciallösningar, styra arbetsböcker, bygga gränssnitt och ge Excelmodeller den där extra finessen.

Men om du är Excelanvändare och vill veta vad du bör lära dig först för att spara tid och arbeta smartare med data, då är mitt svar tydligt:

Lär dig Power Query.

Du kommer snabbare i gång.

Du behöver inte börja med kod.

Du får en tydlig steg-för-steg-process.

Du kan återanvända ditt arbete månad efter månad.

Och framför allt: du frigör tid från manuellt datapyssel och kan lägga mer energi på analys, insikt och bättre beslut.

För de flesta Excelanvändare är det där den stora vinsten finns.

VBA har absolut sin plats.

Men Power Query är, enligt mig, ett av de viktigaste verktygen en modern Excelanvändare kan lära sig.

Vill du lära dig Power Query på riktigt? 🧑‍🏫

På Infocell erbjuder vi både e-kurs och lärarledda kurser i Power Query.

E-kursen passar dig som vill lära dig i egen takt, medan våra lärarledda kurser passar dig som vill ha struktur, övningar och möjlighet att ställa frågor.

För dig som redan kan grunderna finns även en fördjupningskurs där vi bygger mer robusta och dynamiska lösningar.

Nästa steg är enkelt: välj den kursform som passar dig bäst och börja spara tid i Excel.

Vill du lära dig Power Query?

Sedan tre korta länkar:

• E-kurs: Power Query – för dig som vill lära dig i egen takt.
• Lärarledd kurs: Power Query – tvätta data och automatisera i Excel – för dig som vill komma i gång strukturerat.
• Lärarledd fördjupningskurs: Power Query Fördjupning – för dig som redan kan grunderna och vill bygga mer robusta lösningar.

Vi kan även hålla kundanpassade utbildningar i Power Query, där vi utgår från era behov, era data och de utmaningar ni möter i vardagen.

Kontakta oss gärna, så hjälper vi dig eller din organisation vidare till rätt lösning.