Nio olika sätt att ta bort kolumner i Excel med hjälp av Power Query

Ladda ner exempel- och facitfiler här:  Transaktioner.xlsx Ta bort kolumner Facit.xlsx

Behöver du städa bort kolumner från kalkylblad i Excel varje gång du ska skapa en rapport?

I detta exempel ska det skapas en veckorapport, indelat per kolumnerna Typ och Belopp. Övriga kolumner (förutom Månad och Vecka) i detta kalkylblad är helt onödiga.

Sitter du och kopierar över värden från en fil till en annan? Då kanske du vill dubbelkolla att du fick med alla rader och kolumner?

Skapar du formler för att skapa länkar mellan kalkylblad? Behöver du hela tiden kontrollera att formlerna kopieras till alla nya rader som läggs till?

Använder du formler med LETARAD [VLOOKUP] eller den nya funktionen XLETARAD [XLOOKUP] för att hämta över värden och kämpar med att värdena i de olika filerna till exempel innehåller extra mellanslag som inte ska vara med? (Ja, Power Query kan städa bort mellanslagen åt dig också.)

Prova i stället att använda Power Query i Excel för att städa bort det som du inte ska använda i källmaterialet.

Här kommer flera exempel på olika sätt att ta bort kolumner i Excel med hjälp av Power Query.

Tips!

Power Query är inbyggt i Excel sedan version 2016 och finns att ladda ner som tillägg till versionerna 2010 och 2013 av Excel.

Läsa in källfil till Excel via Power Query

I stället för att ändra i originalfilen så kan du välja att endast läsa in det du behöver till din rapport. På så sätt kan fler andra på jobbet återanvända samma källdata för att ta fram olika typer av rapporter.

Det spelar ingen roll om källan är en Excel-fil, TXT, CVS, kommer från databas eller finns på en hemsida.

Med hjälp av Power Query i Excel kan du läsa in värden från alla moderna datakällor.

Du hittar till Power Query-redigeraren via menyfliken Data [Data] under alternativet Hämta Data [Get Data].

OBS!

I äldre versioner av Excel heter alternativet Ny fråga [New Query].

Gör så här:

• Öppna en ny tom arbetsbok i Excel.
• Välj Hämta Data [Get Data] under menyfliken Data [Data].
• Klicka på Från fil [From file] och välj, i detta exempel Från Excel-arbetsbok [From Excel Workbook].
• Markera och förhandsgranska det kalkylblad som ska läsas in.
• Klicka på Transformera data [Transform Data] för att öppna Power Query-redigeraren.

OBS!

Väljer du i detta läge alternativet Läs in [Load] skapas en identisk kopia av datakällan.

Automatiska steg

I Power Query-redigeraren har du massor av alternativ att välja emellan på menyflikarna.

Alla val du gör dokumenteras i Steg [Steps] i panelen till höger. Programmet har redan skapat några automatiska Steg [Steps] åt dig.

Klicka på de olika stegen för att se hur informationen förändras:

• Klicka på det översta steget Källa [Source], så visas namnet på den arbetsbok du valde.
• Klickar du på nästa steg Navigering [Navigation] visas kolumnerna i kalkylbladet.
• I det tredje steget förstod programmet att översta raden i kolumnerna är rubriker och la till steget Upphöjda rubriker [Promoted Headers].
• I sista steget Ändrad typ [Changed Types] tilldelas alla kolumnerna en datatyp. Du ser på ikonen på rubrikraden om innehållet är Text [Text] eller Tal [Number].
• Ställ åter markören på det sista steget, Ändrad typ [Changed Types].

Nu ska vi titta på flera olika sätt för att ta bort kolumner.

Ta bort kolumn via menyn

Det går att ta bort en kolumn via alternativ på menyflikarna.

• Markera den kolumn som ska tas bort genom att klicka uppe på kolumnrubriken.
• Välj alternativet Ta bort kolumner [Remove Columns] på menyfliken Start [Home].

Ta bort kolumn via högerklicksmenyn

Du kan även ta bort en kolumn i Power Query-redigeraren precis på samma sätt som du gör i Excel.

• Markera den kolumn som ska tas bort genom att klicka till uppe på kolumnrubriken.
• Högerklicka sedan i kolumnrubriken.
• Välj alternativet Ta bort [Remove] från listan som visas.

Ta bort kolumn via tangentbordet

Det går att använda tangentbordet för att ta bort kolumner.

• Markera den kolumn som ska tas bort genom att gå till den med pil-tangenterna.
• Klicka på tangenten Delete på tangentbordet när rätt kolumn är markerad.

Tips!

Notera att det infogas ett nytt steg sist i panelen till höger.

Ta bort flera kolumner

Det går även att ta bort flera kolumner samtidigt.

• Markera de kolumner som ska tas bort, antingen genom att hålla nere Ctrl och klicka på kolumnrubrikerna eller genom att hålla nere Shift-tangenten och gå med pil-tangenterna.
• Högerklicka sedan i en av kolumnrubrikerna.
• Välj alternativet Ta bort kolumner [Remove Columns] från listan som visas

eller

• Använd Delete på tangentbordet.

Ta bort steg

Om du av någon anledning tog bort fel kolumner, så kan du ta bort det steget och börja om.

• Klicka på krysset framför steget Borttagna kolumner [Removed Columns] i panelen till höger.

Steget tas bort och alla kolumnerna visas igen.

OBS!

Det finns ingen Ångra [Undo] knapp i Power Query-redigeraren. Du ångrar genom att ta bort steg i panelen till höger.

Ta bort andra kolumner

I stället för att markera de kolumner du vill ta bort kan du göra tvärtom. Du markerar helt enkelt de kolumner du vill behålla.

Gör så här:

• Markera de kolumner du vill behålla.
• Högerklicka sedan i en av de markerade kolumnrubrikerna.
• Välj alternativet Ta bort andra kolumner [Remove Other Columns] från listan som visas.

På detta sätt kommer de markerade kolumnerna behållas oavsett om antalet kolumner i datakälla minskas eller utökas med ytterligare kolumner.

Väljer du att markera de kolumner du vill ta bort kommer inte eventuellt nya kolumner i datakällas tas bort.

Du undviker även framtida felkällor genom att i stället markera de kolumner du vill behålla. Om en kolumn du väljer att ta bort saknas i datakällan framöver kommer steget orsaka ett felmeddelande och städningen av datakällan kommer stoppas upp.

Tips!

Valet Ta bort andra kolumner [Remove Other Columns] finns även som alternativ via den nedre delen av knappen Ta bort kolumner [Remove Columns] på menyfliken Start [Home].

Ta bort kolumner via formelfältet

Precis som i Excel finns det ett formelfält i Power Query-redigeraren.

• Du kan slå på visningen av formelfältet via alternativet Formelfält [Formula Bar] på menyfliken Visa [View].
• Genom att ändra i koden, uppe i formelfältet, kan du lägga till eller ta bort namnen på de kolumner som ska tas bort.
• Avsluta redigering i formelfältet genom att placera markören sist på raden och tryck på Enter.

Ta bort genom att välja kolumner

Du kan även välja de kolumner du vill behålla via en dialogruta.

Det är en stor fördel att använda denna metod om det finns väldigt många kolumner i datakällan. Du slipper skrolla fram och tillbaka i sidled för att hitta och markera kolumnerna.

Gör så här:

• Välj alternativet Välj kolumner [Choose Columns] på menyfliken Start [Home].
• Kryssa i de kolumner du vill behålla.
• Avsluta genom att välja OK.

Redigera steg

Det visas ett kugghjul till höger om vissa steg. Det går att klicka på kugghjulet för att visa en dialogruta där det går att redigera steget i efterhand.

OBS!

Steget Borttagna kolumner [Removed Columns] har inget kugghjul. Om du vill ändra på det steget behöver du ta bort det först genom att klicka på krysset framför och göra om steget från början eller slå på visningen av formelfältet och redigera i koden som visas.

Ta bort kolumner genom att slå samman

Du kan även minska ner antalet kolumner genom att slå ihop två eller flera kolumner.

• Markera först de kolumner som ska slås ihop.
• Välj Slå ihop kolumner [Merge columns] på menyfliken Transformera [Transform].
• Välj om du vill ha en avgränsare mellan innehållet i de uppslagna kolumnerna.
• Fyll i ett nytt namn på den nya kolumnen.
• Avsluta med att välja OK.

OBS!

Klicka och markera kolumnerna i den ordning som de ska visas i den nya kolumnen.

Ta bort kolumner genom att gruppera

Du kan även använda alternativet Gruppera efter [Group By] för att gruppera data och ta bort de kolumner som du inte behöver.

• Markera de kolumner som du vill behålla som information, i detta exempel Månad, Vecka och Typ men vänta med kolumnen Belopp.
• Notera att datakällan är på mer än tusen rader.
• Klicka och välj Gruppera efter [Group By] på menyfliken Start [Home].

• Fyll i ett nytt kolumnnamn i fältet Nytt kolumnnamn [New column name].
• Välj via listpilen att det ska skapas en Summa [Sum] i fältet Operation [Operation].
• Välj att summan ska beräknas på kolumnen Belopp via listpilen i fältet Kolumn [Column].
• Avsluta genom att välja OK.

Endast de markerade kolumnerna och en ny kolumn, med summering av den ursprungliga kolumnen Belopp, visas.

• Notera att resultatet i detta exempel endast blir på 239 rader. Det har beräknats en summering av alla dubblettrader.

Nu är kanske din sammanställning klar. Det är kanske precis detta du ska visa i din rapport!

Summan av beloppen för olika typer av produkter eller tjänster per vecka och månad.

Tips!

Valet Gruppera efter [Group By] finns även på menyfliken Transformera [Transform].

Avsluta och återgå till Excel

Gör så här när du är nöjd och vill avsluta Power Query-redigeraren för att återgå till Excel.

• Välj Stäng och läs [Close & Load] på menyfliken Start [Home].

Resultatet blir en Exceltabell och infogas på ett nytt kalkylblad i arbetsboken.

Kalkylbladet får samma namn som källfilen och Power Query-frågan.

Nu kan du fortsatta att bearbeta värdena i Excel. Du kanske vill snygga till talen med markering för tusental och kanske även använda värdena i ett diagram.

Uppdatera frågan

Nu kommer belöningen!

Nästa gång du ska sammanställa samma rapport behöver du bara uppdatera resultatet!

• Om källfilen med de nya värdena har samma namn och ligger på samma plats så räcker det att stå i tabellen som är resultatet av din Power Query-fråga och välja Uppdatera alla [Refresh All] på menyfliken Data [Data] för att ta bort de onödiga kolumnerna.
• Alla steg som har dokumenterats inne i Power Query-redigeraren kommer att gås igenom på de nya värdena och läsas in till Excel på nytt.

Power Query är som en kombinerad tvättmaskin och torktumlare för att tvätta och anpassa information från mängder av datakällor till hur du vill att det ska se ut och användas i Excel.

Tips!

Det går till och med att ställa in att Power Query-frågan uppdatera sig själv när någon öppnar Excel-filen, men det får bli ett annat tips.