Gästinloggningar i Teamsmöten

Har det hänt dig att när du bjuder in personer, inom företaget, till ett digitalt gruppmöte via Teams, så visas de som gäster i mötet, även om ni är kollegor?

Nu förtiden är man inte bara inloggad i datorn, utan även i webb-läsare. Detta är inte alla medvetna om. Personerna kan ha loggat i en webbläsare, för att läsa privata mejl och sedan ligger den inloggningen kvar när de ansluter till Teamsmötet.

I detta mötesexempel heter personen som bjudit in till mötet Anna och är därmed markerad som Organisatör [Organizer] i mötet.

Organisatören har även bjudit in en person, från ett annat företag med namnet Anna, som då visas som Extern [Extern] deltagare i deltagarförteckningen.

Personen från det externa företaget hade problem att ansluta till mötet och provade både att ansluta via det installerade programmet Teams på datorn och även att ansluta via en webbläsare på en läsplatta. I webbläsaren på den privata läsplattan var personen Anna inloggad med sitt privata Hotmail-konto.

Eftersom personen då inte inloggade in med den e-postadress, som fanns med i inbjudan, markeras inloggningen via läsplattan som Mötesgäst [Meeting guest].

Med i mötet finns även en inloggad kollega, inom företaget som också heter Anna som automatiskt får rollen Presentatör [Presenter]. Alla kollegor inom företaget som ansluter inloggad med sin företags e-postadress blir automatiks presentatörer och kan dela visningen av sin bildskärm, utan att först fråga organisatören om lov.

Så om kollegor visas som Mötesgäst [Meeting guest] i ett Teams möte beror på att de personerna är inloggade med ett annat användarkonto, i till exempel en webbläsare eller mobiltelefon.

Tips! Det går att vara inloggad i ett Teamsmöte via flera enheter samtidigt. Både via en dator och en mobiltelefon med samma e-postkonto till exempel.

Dubbla e-postadresser

Det kan även hända att ibland visas kollegor som Mötesgäst [Meeting guest], i ett Teamsmöte och nästa gång som Presentatör [Presenter] även om de har loggat in med samma e-postadress.

Då har personen lyckats skapa två konton hos Microsoft med samma e-postadress. Använder du en iPhone behöver du skapa ett användarkonto hos Apple. Det kontot blir ett privat konto som du kan använda även om du byter företag. När du skapar ett konto hos Apple kan du använda vilken e-postadress du vill.

På samma sätt är det hos Microsoft. Du kan skapa ett privat personligt konto hos Microsoft med en valfri e-postadress.

Tyvärr kommer det inte upp en varning om du anger den e-postadressen du fått via jobbet. På så sätt kan du ha två konton hos Microsoft med samma e-postadresser.

Detta ställer ofta till stora problem när du byter lösenord på företagskontot och sedan inte förstår varför du inte lyckas logga in med det nya lösenordet på det privata personliga kontot, hos Microsoft.

Ännu mer krånglig blir det att hålla reda på vem du är inloggad som, nu när Microsoft tillåter att du är inloggad med två konton, ett företagskonto och ett privat personligt konto, samtidigt i flera program. Så som Outlook, OneNote och appen To Do om båda kontona har samma e-postadress.

OBS! Använd inte e-postadresser för ett företag, för personliga inloggningar.

Anonym inloggning

För att ta reda på med vilket konto du är inloggas som kan du öppna ett InPrivate-fönster [InPrivate window] i webbläsaren. Gör så här:

1. Klicka på de tre prickarna för med information uppe till höger i webbläsaren.
2. Välj att skapa ett nytt InPrivate-fönster [InPrivate window].
3. Klistra in möteslänken från mötesinbjudan i adressfältet.
4. Logga in i mötet med ”rätt” e-postkonto.

Då öppnas det i webbläsaren ett helt nytt fönster utan att du är inloggad med något konto och utan några sparade cookies, som används för att sammanställa statistik på hemsidor.

Tips! Genom att skapa ett nytt InPrivate-fönster [InPrivate window] i webb-läsare kan du ansluta helt anonymt till ett Teamsmöte, om du har behov av det.

Läs mer om våra självstudiekurser på www.officekurs.se.