Fyra sätt att undvika nollvärden i diagram

Hämta exempelfilen här.

Nollvärden i diagram skapar ofta olika typer av problem i Excel.

En produkt kan till exempel sakna värden, då det är en säsongvara eller så ska diagrammet visa en prognos och alla värden finns inte ännu tillgängliga.

Det finns olika sätt att lösa detta i Excel.

Bruten linje

Ett sätt är att ställa in att linjen ska brytas. I detta exempel saknas ett värde för försäljningen av Löpartröjor för mars och det orsakar att linjen går ner till noll i linjediagrammet.

Vi vill istället att linjen ska hoppa över värdet noll under mars månad, för att indikera att produkten var slutsåld, under denna period.

Det går att välja vad som ska hända med dolda och tomma celler i diagram.

Gör så här:

1. Markera diagrammet och gå till menyfliken för diagramdesign.
2. Välj Markera data [Select Data].
3. Klicka på Dolda och tomma celler [Hidden and Empty Cells].
4. Välj Avstånd [Gaps], istället för standardvärdet Noll [Zero].

Nu bryts linjen, utan att linjen visar ett nollvärde för tomma celler.

Hel linje

Det går även att ”hoppa” över noll värden så att programmet istället visar en hel linje med ett medelvärde, för den sakande uppgiften.

• Välj Koppla datapunkter med en linje [Connect data points with line] via menyfliken för diagramdesign, under valet Dolda och tomma celler [Hidden and Empty Cells], via ikonen Markera data [Select Data].

Tips!

Kortkommandot för att skapa diagram är F11.

Formler som resulterar i nollvärden

I detta exempel är det en kalkylmall som fylls på med värden, under året. Diagrammet ska visa hela året men vi vill inte att linjen ska visa noll värden, för de månader som inte har rapporterats in ännu.

Ja, det går att ta bort formeln i cellerna, på de rader som inte har några värden och använda föregående tips men risken finns att någon glömmer att lägga tillbaka formlerna eller skriver in en felaktig uträkning.

Lösningen är att använda funktionen OMFEL [IFERROR] för att fylla i värdet #SAKNAS! [#N/A], istället för felmeddelandet #DIVISION/0! [#DIV/0!] i månader utan värden.

Genom att använda formeln:

=OMFEL(B2/C2;SAKNAS())

=IFERROR(B2/C2; NA())

Visas texten #SAKNAS! [#N/A] i cellerna istället och den texten räknas inte som ett nollvärde i diagram.

Tips!

Via valet Visa #SAKNAS! som en tom cell [Show #N/A as an emty cell] under Dolda och tomma celler [Hidden and Empty Cells], via ikonen Markera data [Select Data] på menyfliken för diagramdesign, går det att ställa in hur celler med texten #SAKNAS! [#N/A] ska hanteras i diagramen.

Etiketter visar nollvärde

I detta exempel vill vi visa Dataetiketter [Data labels] som förklaring av värden med siffror, ovanför staplarna. Men vi vill inte visa en nolla, om det saknas ett värde för en stapel.

Dessutom vill vi inte sitta och pilla bort nollor förhand i diagrammen eller ta bort talen, alternativt beräkningarna i diagramunderlaget, då det är en återkommande rapport.

Lösningen är att stänga av visningen av nollvärden i cellerna.

Stänga av visning av nollvärden i kalkylarket

Det hjälper inte att stänga av visningen av nollvärde under Arkiv [File], Alternativ [Options], Avancerat [Advanced] och ta bort bocken för Visa en nolla i celler som har ett nollvärde [Show a zero in cells that have zero value].

Visningen av nollvärden visas dock inte i cellerna, med denna inställning men nollvärden kommer fortfarande att synas i diagram.

Stänga av visning av nollvärden via anpassat talformat

Genom att skapa ett anpassat talformat går det att bestämma vad som ska visas i cellerna.

Gör så här för att skapa ett anpassat talformat:

• Markera cellerna och öppna dialogrutan Formatera celler [Format cells].
• Välj Anpassat [Custom] under fliken Tal [Number].
• Skriv in 0;-0;

Den första nollan betyder att positiva tal ska visas utan decimaler. Efter första semikolonet betyder -0 att negativa tal ska inledas med ett minustecken och skrivas ut utan decimaler. Nästa semikolon avgränsar vad som ska gälla för nollvärden. Här anger vi ”ingenting” och det gör att nollvärden varken visas i celler eller i diagram.

Skriver du till exempel in 0,00;-0,00; visas positiva och negativa tal med två decimaler men inga nollvärden, i de markerade cellerna och i diagram.

Tips! Kortkommandot för Formatera celler [Format cells] är Ctrl + 1.

Läs mer på www.officekurs.se om våra e-kurser.