Fem sätt att infoga utsnitt i Excel

Utsnitt – det moderna sättet att filtrera i Excel

Många använder dagligen Filter [Filter] i Excel för att välja ut vilja rader som ska visas i olika listor och tabeller. Det kan vara årtal, månader, produkter, länder eller olika avdelningar som ska visas.

Filtrering går även att göra via Utsnitt [Slicer]. Utsnitt är paneler med knappar, där det går att klicka på olika värden, för att filtrera listor.

Ladda ner övningsfilen här för att testa själv.

Vi ska här gå igenom fem olika sätt att infoga utsnitt. Först tittar vi på hur man använder vanliga filter.

Filter

De flesta har öppnat arbetsböcker med filter i Excel. Då finns det små ikoner med pilar (droplistor), efter kolumnrubrikerna överst i listan.

Gör så här för att aktivera vanliga filter:

1. Stå med cellmarkören i en lista, med värden och gå till menyfliken Data [Data] och välja Filter [Filter].
2. Fäll ner rullgardinsmenyn, via filterknapparna och kryssa i och kryssa ur vilka värden som ska visas, i de små kryssrutorna i menyn.

Rensa och återställa filter

Gör så här för att återställa filtret, så all information visas igen.

• Antingen kan du fälla ner rullgardinsmenyn igen ock välja Rensa filter i … [Clear Filter From …] för att återställa filtret och visa alla värden, i den valda kolumnen.

Eller

• Klicka på ikonen Rensa [Clear] på menyfliken Data [Data] för att för att återställa alla filter och därmed visa alla rader, i alla kolumner med ett enda klick.

Utsnitt i Pivottabeller

Sedan version 2010 av Excel har man kunnat infoga utsnitt för att filtrera pivottabeller i Excel. Dessa filtreringspaneler är mycket praktiska när du vill titta på olika värden i en pivottabell. Du kan även använda ett utsnitt och filtrera flera pivottabeller samtidigt, vilket är kraftfullt.

Gör så här för att infoga utsnitt i en pivottabell.

1. Stå med markören i en pivottabell.
2. Se till menyn att Analysera för pivottabell [Analyze for Pivot Table] är aktiv och välj Infoga utsnitt [Insert Slicer].
3. Markera de fält du vill kunna filtrera och avsluta med OK.

Sedan kan du placera utsnitten i anslutning till pivottabellen och använda de stora knapparna för att filtrera värdena.

• Klicka på ikonen Rensa [Clear] i överkanten av utsnittet, för att återställa filtret så alla värden visas igen.

Tips! I tidigare versioner av Excel visades en samangangsberoende menyflik som hette Pivottabellverktyg [PivotTable Tools] och under den gick det sedan att välja menyfliken Analysera [Analyze].

Infoga utsnitt via panelen Pivottabellfält

Det går också att stå med cellmarkören i en pivottabell och högerklicka på ett fält i panelen Pivottabellfält [PivotTable Fields] och välja Lägg till som utsnitt [Ad as Slicer].

Tips! Håll ner Ctrl-tangeten samtidigt för att markera flera alternativ i ett utsnitt.

Infoga utsnitt via menyfliken Infoga

Du kan också infoga utsnitt via menyfliken Infoga [Insert] när cellmarkören står i en pivottabell.

Infoga tidslinje

Sedan version 2013 av Excel går det att infoga ett nytt specialutsnitt för tid, som kallas Tidslinje [Timeline].

1. Stå med cellmarkören i en pivottabell.
2. Se till menyn att Analysera för pivottabell [Analyze for Pivot Table] är aktiv och välj Infoga Tidslinje [Insert Timeline].
3. Välj ett fält som innehåller datum och avsluta med OK.

OBS! Excel behöver uppfatta innehållet i cellerna som datum. Det går inte att använda utsnittet Tidslinje [Timeline] i en kolumn som är formaterad som text.

5. Utsnitt i Exceltabeller

Från och med version Excel 2013 går det också att infoga och använda utsnitt i Exceltabeller.

1. Stå med cellmarkören i en Exceltabell.
2. Se till att menyn Tabelldesign [Table Design] är aktiv och välj Infoga utsnitt [Insert Slicer].
3. Markera ett eller flera fält och avsluta med OK.

OBS! Kortkommandot för att infoga en Exceltabell är Ctrl + T. Du kan också infoga en Exceltabell med knappen Tabell [Table] i menyfliken Infoga [Insert].

Fördelar med utsnitt

Det finns flera fördelar med att använda utsnitt.

• Du ser hela tiden vilka filter som du har applicerat på tabellen/pivottabellen.
• Du kan använda stora filterknappar, istället för att behöva fälla ner en meny och sikta och klicka i små kryssrutor.
• Du ser hur val i ett utsnitt påverkar urvalet i andra utsnitt.
• Du kan använda utsnitt på en läsplatta genom att aktivera ikonen Flera markeringar [Multi-Select] för att enkelt markera flera värden, utan att hålla nere tangenten Ctrl.
• Det går att använda utsnitt för att filtrera alla fält i en Pivottabell, även de fält som redan används i Pivottabellen.
• Du kan filtrera flera pivottabeller samtidigt med ett enda utsnitt. Detta är perfekt att använda vid dynamisk rapportering och byggande av dasbboards.

Kurser där vi verkligen går på djupet med utsnitt och effektiv filtrering är:

• Pivottabeller i Excel (Stockholm, Göteborg, Malmö)
• Power-kursen med Power Query och Power Pivot (Stockholm, Göteborg, Malmö)
• E-kurserna Excel Pivottabeller eller Power BI (online). Dessa kurser ingår även i e-kurspaketet Guldpaketet. Läs mer på www.officekurs.se