Färga bokningar i Outlook automatiskt

Brukar du färga kalenderbokningar i din kalender? Lägger du själv in olika färger på olika typer av projekt, återkommande möten, uppbokad egen tid?

Det kan både Excel och Outlook fixa automatiskt åt dig med villkorsstyrd formatering.

Färga automatisk i kalendern

En bild som visar bokningar med färger

I Excel går det att använda villkorsstyrd formatering för att låta Excel färga olika celler, som innehåller olika värden. Det går även att göra med kalenderbokningar, i det installerade programmet Outlook på din dator.

Vill du att kalenderbokningar som till exempel innehåller ordet projekt, semester eller möte ska visas i olika färger, så kan du skapa regler för detta i din kalender.

Vyinställningar

Bilden visar var du hittar villkorsstyrd formatering

Gör så här för att lägga till en regel för villkorsstyrd formatering i din Outlook kalender:

  1. Gå till menyfliken Visa [View].
  2. Välj Vyinställningar [View Settings].
  3. Klicka på Villkorsstyrd formatering [Conditional Formatting].

Lägg till regel

En bild som visar inställningar för regler

  1. Välj Lägg till [Add].
  2. Fyll i ett namn.
  3. Välj en färg.
  4. Lägg till ett Villkor [Condition].

Ange villkor

En bild som visar olika alternativ för filter

  1. Fyll till exempel i ett ord som finns i ämnesfältet för kalenderbokningen.
  2. Välj i vilken del av kalenderbokningen ordet förekommer.
  3. Avsluta med OK.

Aktivera villkor

Bilden visar hur du aktiverar villkor.

Genom att boka för och bocka ur i kryssrutan för dina regler för villkorsstyrd formatering, kan du välja vilka regler som ska vara aktiva i din Outlook kalender.

Avancerade regler

Bilden visar avancerade inställningar för att ställa in filter

Vill du skapa regler som färgar kalenderbokningar beroende på vilken plats du ska vara på, går det att ställa in det under fliken Avancerat [Advanced].

Här går det att välja bland olika typer av fält och under Standardfält [Frequently-used fields] finns till exempel fältet Plats [Location].

När du fyllt i villkoret, klickar du på Lägg till i lista [Add to List], innan du avslutar med OK.

En bild som visar en tipslampaTips! Det går att lägga till flera villkor, så att alla villkoren behöver vara uppfyllda samtidigt.

Teams kalendern

Olika färger i Teamskalendern

Har du en uppdaterad version av Teams appen i din dator syns färgerna för dina kalenderbokningar i din Outlookkalender, även i din Teamskalender dock med en mattare nyans, om organisationen använder Microsoft Exchange som mejlserver.

En bild som visar en tipslampaOBS! Har företaget en egen lokal mejlserver, kan inte kalenderbokningar visas i Teamskalendern.

En bild som visar en tipslampaTips! Det tar ett tag innan färgerna synkas upp från Outlook och visas i Teamskalender.

 

Läs mer om våra självstudiekurser på www.officekurs.se

Du gillar kanske också...