Åtta skillnader mellan Pivottabeller och Power Pivot

Pivottabeller har många som jobbar i Excel hört talas om men Power Pivot är nog nytt för flertalet. Många undrar vad är det för skillnader mellan pivottabeller och Power Pivot i Excel. Det ska vi titta på i detta tips.

Pivottabeller var en nyhet som lanserades i Excel, version 5 (år 1993). Microsoft skyddade även ordet pivottabell, som i andra kalkylprogram då kallades korstabeller.

Längre fram i version 2010 av Excel gick det för första gången att installera ett tillägg som heter Power Pivot.

Vi ska nu titta på de viktigaste skillnaderna mellan ”vanliga” pivottabeller och Power Pivot-tabeller.

Ladda ner exempelfilen här.

Tips!

Power Pivot är även en del av programmet Power BI Desktop.

Datakällor

Pivottabeller

Den stora skillnaden är att vanliga pivottabeller skapas från en datakälla, till exempel en lista eller en tabell.

Power Pivot

Pivottabeller skapade med Power Pivot kan däremot skapas från flera olika datakällor. Det är denna möjlighet ger ”Power” till pivottabeller.

Menyikonerna

Pivottabeller

Pivottabeller skapar du via ikonen Pivottabell [Pivot table] på menyfliken Infoga [Insert].

Power Pivot

Power Pivot har i stället en egen menyflik, som aktiveras på olika sätt, beroende på vilken version av Excel du har.

Datakällor

Pivottabeller

Pivottabeller och dess källdata lagras oftast i samma arbetsbok. Pivottabeller kan dock ha en extern datakälla, såsom en databas eller en webbsida. Dock går det bara att ha en datakälla i taget som underlag till en pivottabell.

Power Pivot

När du jobbar med Power Pivot behöver datakällorna ligga i en Datamodell [Data model], som öppnas som ett separat fönster från menyfliken Power Pivot [Power Pivot] i Excel.

Inne i datamodellen går det att kombinera flera olika datakällor, dessutom med olika ursprung; Excelfiler, text- och CSV-filer, databaser och webbsidor, samtidigt.

Antalet rader och kolumner

Pivottabeller

Kalkylbladen i Excel begränsas av antalet rader. Det finns ”bara” 1 048 576 rader.

Det räcker för många, men föreställ dig att du ska skapa en pivottabell och sammanfatta produktionen för alla artiklar i en fabrik flera år tillbaka, då kan du behöva fler rader.

Dessutom laddar Excel upp hela arbetsboken i datorns internminne och det kan ta lång tid att öppna stora arbetsböcker.

Power Pivot

En datamodell inne i Excel kan innehålla 2 147 483 647 tabeller, där varje tabell har högst 2 147 483 647 kolumner och 1 999 999 997 rader. (Ja, jag vet. Helt onödig och nördig information, då du inte kommer i närheten av någon av gränserna ).

Data som lagras i datamodellen lagras i ett speciellt komprimerat format vilket resulterar i en mindre, snabbare fil och en bättre upplevelse för dig och andra användare.

I datamodellen laddas bara aktuella data, som visas på skärmen, upp i internminnet, precis som i ”riktiga” databaser.

Uppdatering

Pivottabeller

När du uppdaterar en pivottabell uppdateras tabellen mot datakällan i arbetsboken. När datakällan ändras är det många som klistrar in data på nytt i Excel, för att sedan manuellt uppdatera pivottabellen.

Power Pivot

När du uppdaterar en pivottabell skapad utifrån en datamodell, uppdateras både pivottabellen och datakällorna som har lästs in till datamodellen samtidigt.

Vill du endast uppdatera datakällorna kan du öppna datamodellen i Power Pivot-fönstret och välja Uppdatera [Refresh].

LETARAD eller relationer

Pivottabeller

Om datakällan saknar information som behövs går det att använda funktionen LETARAD [VLOOKUP] för att komplettera med mer information, från en eller flera andra listor eller tabeller.

Om datakällan förändras behöver man hela tiden kontrollera att LETARAD [VLOOKUP] formeln fortfarande stämmer, när antalet rader och/eller kolumner ökar eller minskar.

Power Pivot

I Power Pivot skapar man relationer mellan fält i stället, som när man bygger upp databaser. Relationerna mellan fälten i tabellerna finns kvar, även när antalet rader och/eller kolumner förändras i datakällan.

Beräknat fält eller mått

Pivottabeller

En ganska dold möjlighet är att det går att skapa beräknade fält i pivottabeller. I stället för att skapa beräkningar i datakällan, går det att lägga till ett Beräknat fält [Calculated field] i en pivottabell.

Ett Beräknat fält [Calculated field] utökar på så sätt inte storleken av datakällan och beräknas bara när pivottabellen uppdateras.

Alla funktioner i Excel går tyvärr inte att använda i formlerna för beräknade fält i pivottabeller. Exempelvis går det bra att använda OM [IF] men ANTAL.OM [COUNTIF] går inte att använda.

Power Pivot

I Power Pivot-tabeller går det inte att skapa beräknade fält. Här går det i stället att skapa beräkningar via Mått [Measures].

När du skapar ett Mått [Measures] i Power Pivot har du i stället massor av funktioner att välja mellan. Här har du tillgång till ett helt formelspråk, DAX, som är likt Excels funktioner. Med hjälp av formelspråket DAX går det att skapa många avancerade beräkningar, som till exempel räknar ut beloppet för samma period föregående år, med mera.

Gruppering

Pivottabeller

En annan sak som inte många som vet om är att det går att gruppera innehåll i en pivottabell. Det går att gruppera text, tal och datum.

Power Pivot

Försöker du gruppera innehåll på samma sätt i en pivottabell skapad med Power Pivot, så går det inte att gruppera tal och text. I Power Pivot-tabeller går det endast att gruppera på datum.

Detta är en begränsning som går att lösa genom att gruppera i datamodellen.

Men alla fördelarna och möjligheterna med datamodeller och Power Pivot uppväger denna lilla begränsning med råge.

Se detta tips för att ta reda på om du redan har Power Pivot, i din version av Excel: I vilka versioner av Excel finns Power Pivot? – Excelbrevet

Vill du veta mer?

Vi har två riktigt omtyckta lärarledda kurser i ämnet ovan. Med vår kurs Excel Pivottabeller blir du proffs på att använda pivottabeller och får dessutom en introduktion till Power Pivot. Vill du istället få koll på hur du kan utnyttja Power Pivot på bästa sätt finns kursen Power Query & Power Pivot i Excel. Till båda kurserna ingår rejäl tryckt kurslitteratur samt våra omtyckta e-kurser via officekurs.se.

Vill du förkovra dig själv (eller din arbetsgrupp) på egen handBesök www.officekurs.se för att se alla våra självstudiekurser i Excel och övriga Officeprogram.