Dubbla fönster i Outlook

I Outlook finns det många möjligheter som inte är så lätta att upptäcka men som är otroligt användbara, som till exempel att arbeta i två fönster.

Det ger dig möjligheten att ha Inkorgen [Inbox] med e-postmeddelandena öppet i ett fönster och din Kalender [Calendar] öppet i ett annat fönster.

När man får en kalenderinbjudan räcker det med att tacka Ja på inbjudan för att lägga till händelsen i kalendern. Men ibland behöver man boka in händelser i sin kalender som man fått i ett e-postmeddelande.

Detta går att göra på flera olika sätt:

Omvandla ett e-postmeddelan till en kalenderhändelse

Du kan kopiera ett e-postmeddelande från Inkorgen [Inbox] i programmet Outlook till din Kalender [Calendar] genom att ta tag, trycka ned musklicket och ”dra” meddelandet till ikonen eller texten Kalender [Calendar] ner vid statusfältet med musmarkören.

Då behöver du bara fylla i datum och tid och all information om till exempel ett event eller kundbesök – så som plats, agenda, telefonnummer m.m. – infogas i kalendern.

Bifoga filer in en kalenderhändelse

Genom att ta tag och ”dra” ett meddelande till ikonen eller texten Kalender [Calendar] ner till statusfältet med höger musklick, kan du välja om du vill kopiera meddelandet med eller utan bifogade filer.

Omvandla ett e-postmeddelan till en kalenderinbjudan

Det går även att göra om ett e-postmeddelande till ett kalenderinbjudan.

1. Markera meddelandet.
2. Klicka på ikonen Svara med möte [Reply with meeting] på menyfliken Start [Home].
3. Fyll i e-postadresserna till deltagarna som ska bjudas in.

Skicka sedan iväg inbjudan när du fyllt i information om plats och tid.

Öppna kalendern i ett eget fönster

Du kan också öppna kalendern i ett eget fönster för att sedan kopiera in meddelandet direkt på rätt dag och tid i kalendern.

1. Högerklicka på bilden eller texten Kalender [Calendar] ner till vänster i statusfältet med musmarkören.
2. Väj Öppna i nytt fönster [Open in New Window] från menyn.

Kopiera in meddelanden in i kalendern

När e-postmeddelandena och kalendern är öppen i var sitt fönster och kalendern visar den vecka som bokningen ska kopieras in på, går det ta tag i ett meddelande och ”dra” in det på rätt datum och önskat klockslag i kalendervyn.

Det enda som behöver justeras är sluttiden på kalenderbokningen.

All information i meddelandet, så som plats, agenda, telefonnummer m.m. infogas i kalenderbokningen.

Om kalendern är synkroniserad med telefonen hittar man sedan all information på rätt dag i sin mobil och det går även att sätta in larm på kalenderhändelsen.

Associerad lärarledd kurs: Effektivitet i Outlook & OneNote på www.infocell.se

Associerad e-kurs: Outlook på officekurs.se