Skapa mallar i Office

Att använda mallar på rätt sätt sparar mycket tid och säkerställer att korrekt formatering används för dokument i olika sammanhang.

Många säger att företaget har en PowerPoint-mall men det är det oftast en företagspresentation skapad i PowerPoint, som man ändrar i och sparar om med ett nytt namn och inte ett malldokument.

Risken med detta är att om någon missar att spara om dokumentet, med ett nytt namn, så förstörs originalet.

Filformat med olika filnamnstillägg

Word, Excel och PowerPoint filer sparas oftast med filnamnstilläggen .DOCX, .XLSX och .PPTX (tidigare .DOC, .XLS och .PPT).

Men det går även att spara Officedokument i andra filformat, bland annat som Word-, Excel- och PowerPoint-mallar och då får de andra filnamnstillägg .DOTX, .XLTX och .POTX.

Fördelen med att spara dokument som en Officemall, är att dokumenten med automatik får nya namn när de öppnas, så någon inte av misstag förstör original dokumenten.

Visa Filnamnstillägg

Som standard visas inte filnamnstillägg i Utforskaren [Windows Explorer], så det kan vara svårt att se skillnad på filformaten.

En ledtråd är att titta på ikonen. Ett vanligt dokument liknar ett A4-papper med ett vikt hörn. Ett malldokument ser mer ut som ett block med flera sidor.

Tips! Det går att slå på visningen av filnamnstillägg i Utforskaren [Windows Explorer].

Spara som mall

I dialogrutan Spara som [Save as] går det att välja olika Filformat [Save as type].

Här går det att till exempel välja att spara en PowerPoint-presentation som en PowerPoint-mall [PowerPoint Template].

Malldokumenten kommer få filnamnstilläggen .DOTX, .XLTX eller .POTX beroende på om du skapar en Word-, Excel- eller PowerPoint-mall.

Mappen Anpassade Office-mallar

Var uppmärksam på att när filformatet ändras till en Office-mall, då ändras även platsen var mallen kommer att sparas.

Den nya sökvägen i datorn blir:

C:\Users\Användare\Documents\Anpassade Office-mallar

[C:\Users\Account\Documents\Custom Office Templates]

Vill du inte att filen ska sparas där, behöver du själv ändra platsen för att spara mallen någon annanstans.

Öppna mall

När du öppnar ett malldokument genom att dubbelklicka på filen, kommer det hela tiden skapa en ny kopia av mallen, varje gång.

Kopian får automatiskt ett nytt filnamn, som avslutas med en siffra och filformatet på det nya dokumentet ändras tillbaka till .DOCX, .XLSX eller .PPTX.

På detta riskerar du inte att av misstag spara ändringar i originalmallen.

Skapa dokument från mall

Ändrar du inte sökvägen till platsen var mallen kommer att sparas går det att välja Arkiv [File], Nytt [New] inne i ett Officeprogram och sedan klicka på Personligt [Personal].

Då visas de mallar du har sparat i mappen Anpassade Office-mallar [Custom Office Templates].

Tips! Det går att skapa och använda malldokument på detta sätt i både Word, Excel och PowerPoint.

Redigera mallar

Fördelen med mallar är att det hela tiden skapas kopior av mallen och det nya dokumentet automatiskt får ett nytt namn, som avslutas med en siffra, så att inte original dokumenten förstörs av misstag.

När du öppnar ett malldokument kommer det hela tiden skapa en ny kopia av mallen, varje gång.

Hur gör man då för att ända på en befintlig mall?

Utan att behöva välja Spara som [Save As] och byta till filformatet för mallar och ändra platsen för att spara mallen någon annanstans, varje gång?

Om du i stället högerklickar på mallen och väljer Öppna [Open] kommer du kunna öppna originalmallen och på så sätt kan du redigera och ändra i dokumentet, utan att behöva spara om mallen varje gång.

 

På www.officekurs.se hittar du e-kurser för att lära dig mer om att skapa mallar i Office-programmen.