Visa tal som text
När du matar in något i ett kalkylblad händer det ibland att Excel gör om innehållet till något annat.
- Du vill ange en fjärdedel, 1/4 i en cell och det blir ett datum.
- Du vill skriva in årskurserna 7 till 9 och det visas som ett datum.
- Du vill fylla i datumet ’den andra maj’ som 2/5, det blir också ett datum men det blir den 5 februari i stället.
Excel tolkar sifforna du matar in som tal och upptäcker att utseende likar ett av de inbyggda utseenden för datum. Dessutom tolkar Excel det som amerikanska datum, för i USA skriver de ut månaden före dagen, i formatet MM/DD/ÅÅ.
Vi rekommenderar dessa Excelkurser:
www.infocell.se – lärarledda kvalitetskurser i Excel
www.officekurs.se – oslagbar e-kurser i Excel & Office-paketet
Inleda med apostrof
Ett sätt att lösa detta är att inleda inmatningen i cellerna med tecknet ’ (apostrof).
Tecknet ’ (apostrof) syns inte, varken i ”rutnätet” eller vid utskrift om det anges allra först i en cell. Det är ett så kallat reserverat dolt tecken.
Apostroftecknet visas bara uppe i formfältet eller när du är i redigeringsläget och cellmarkören blinkar inne i cellen.
Fördelar och nackdelar
Genom att använda apostrof går det fort att mata in och samtidigt formatera innehållet i cellerna rätt.
Nackdelen är att du behöver inleda inmatningen med apostrof manuellt när du skriver i cellerna, i varje cell. Men det går lika bra att skriva in apostrof i samband med inmatning eller i efterhand, vid redigering av celler.
Tips!
Den här metoden kan även vara användbar när du håller på att skriva formler. Genom att inleda formeln med tecknet ’ (apostrof), framför = lika med tecknet, kan du se hur formler är uppbyggd, om du vill skriva av formeln i en annan cell eller i en annan arbetsbok.
Formatera celler som text
Ett annat sätt är att byta talformat från Allmänt [General] till talformatet Text [Text] på cellerna i förväg.
På detta sätt ”tvingar” du Excel att uppfatta allt du skriver i de markerade cellerna som en text.
Som standard har cellerna talformatet Allmänt [General], då försöker Excel själv tolka det du skriver in och lägga på rätt talformat, till exempel Tal [Number], Datum [Date] eller Procent [Percent].
Fördelar och nackdelar
Genom att markera ett större område med en eller flera kolumner/rader kan du i förväg bestämma att innehållet, i de markerade cellerna, ska ha talformatet Text [Text] och endast ska innehålla text framöver. På detta sätt behöver du inte inleda inmatningen i cellerna, med apostroftecknet i varje cell.
Nackdelen är att det inte hjälper att efterhand ändra till talformatet Text [Text], då får du i stället skriva in apostroftecknet förhand.
En annan nackdel är att talformatet Text [Text] ligger kvar även om du tar bort innehållet i cellerna med Delete-tangenten. Om du eller någon annan i framtiden, försöker använda cellerna med talformatet Text [Text] och skriva in en formel i dem i stället, kommer Excel inte räkna ut svaret utan visa formeln som en text.
Tips!
Använd suddgummit Radera allt [Clear All] för att både radera innehåll och formatering samtidigt och återställa celler helt till standardutseendet, i ett nytt tomt kalkylblad.
Läs mer om våra självstudiekurser på www.officekurs.se