Trafikljus med villkorsstyrd formatering

Det finns en mängd olika ikoner som man kan applicera på sina rapporter och uppställningar i Excel. Nedan ser du en lista på tillgängliga ikoner. I vårt exempel ska vi lägga till en ikon i form av stoppljus och en datastapeluppsättning för våra data som vi har i nedanstående pivottabell.

Företaget har en målsättning att täckningsgranden (TB, %)  ska vara 45 % eller bättre och man vill visualisera produkter som avviker mer än 5 %. Negativ avvikelse ska visa ett rött stoppljus, positiv avvikelse ska vara grönt ljus och däremellan ska gult ljus visas. Då vi endast ska applicera våra ikoner på kolumnen TB, %så börjar vi med att markera en cell i kolumnen. Vi går upp under menyfliken START – Villkorsstyrd formatering – Ny regel….

Först väljer vi alternativet Alla celler med TB, %-värden. Sedan hoppar vi ner till Redigera regelbeskrivningen och väljer Ikonuppsättning i den första listpilen. Nere till höger ändrar vi till Tal (från Procent). Då vi vill visa grönt ljus vid ett TB bättre än 50 % så sätter 0,5 i det översta värdet. Sedan skriver vi 0,4 (40 %) i fältet under vilket ger ett rött ljus om täckningsbidraget i procent är lägre än 40 %. Sedan klickar vi OK.

Pivottabellen visar snabbt vilka produkter som avviker. Tilofix och Bilofix har lågt täckningsbidrag i procent medan Pilofix visar över 50 %.

Som sista steg lägger vi på datastaplar på omsättningen så ser vi snabbt vilka produkter som omsätter mycket respektive lite. Vi markerar cellerna med våra försäljningsvärden och väljer START-fliken och Villkorsstyrd formatering – Datastaplar och klickar på en önskad Toning/Fyllning.

Datastaplar blir som stapeldiagram inuti cellerna som visualiserar storleken på ett tydligt sätt. Vi ser att ingen av de starkt negativt eller positivt avvikande produkterna är någon av våra storsäljare. Storsäljarna är istället Filofix och Kilofix.

Exemplet ovan visas för en pivottabell. Stoppljus, andra ikoner och datastaplar fungerar på samma sätt i vanliga cellområden.

www.excelbrevet.se