Tio tips för att hålla bra möten via Teams

1. Boka upp tid mellan möten

Boka upp tid mellan möten så du hinner förbereda dig, hämta vatten med mera.

• Ställ in förkortad mötestid som en grundinställning i Outlook.

eller

• Tänk själv på att inte lägga möten tätt inpå varandra i kalendern.

2. Stabilt nätverk

Undvik att vara uppkopplad via trådlösa nätverk om det är du som bjuder in till ett möte. Du kan ha uppkoppling men hastigheten kan variera.

Temas anpassar upplevelsen i mötet, för dem som har sämst uppkoppling.

• Mät upp och kolla att du ett stabilt nätverk till exempel via hemsidan bredbandskollen.se.

3. Bra ljud

Se till att ha bra ljud till exempel ett headset eller extern mikrofon. Testa ljudnivån på din mikrofon innan du kopplar upp dig till mötet.

• Ring ett testsamtal i Teams, via prickarna Inställningar med mera [Settings and More] uppe till höger, Inställningar [Settings] och alternativet Enheter [Devices].
• Använd bra hörlurar, alternativt högtalare.

Det är mer tröttande och ansträngande att koncentrera sig på att lyssna till dåligt ljud än att följa med på en suddig bild.

4. Videokamera

Använd videokameran. Det blir lättare för deltagarna att uppfatta vad du säger om de samtidigt ser dig.

• Har du inte kamera i din dator så kan du ansluta till mötet i Teams-appen, för att använda mobilen eller läsplattan som kamera.

Du kan vara inloggad i ett Teamsmöte, både på datorn och en mobil eller läsplatta samtidigt.

5. Ljuskälla

Ha en ljuskälla framför dig, inte bakom.

• Se upp med ljus från sidofönster och dörröppningar.

6. Bakgrund

Ha en bra bakgrunden. Videokameran kan automatiskt växla till bredbildsläge om uppkopplingen tillåter det.

• Kolla innan vad som visas i bilden genom att ring ett testsamtal.
• Se upp med vad som kan passera i fönster och dörröppningar.

7. Raster

Planera in flera kortare raster, ha minst en paus i timmen.

• Installera en timer app. Finns att ladda ner från Microsoft Store.

8. Klä upp dig

Genom att klä sig som en föreläsare förstärker du budskapet i din presentation och förmedlar att det du kommer framföra är viktigt och värt att lyssna på.

• Ha bra dagliga rutiner även vid hemarbete, till exempel att ta på sig skor.

9. Boka in promenadmöten

När ni bara är ett fåtal personer som dessutom känner varandra väl och träffas i regelbundna möten. Prova att föreslå ett promenadmöte om ni endast skall diskutera något och inte behöver dela ut någon bildskärm.

• Anslut till Teamsmötet via mobilerna och koppla in ett bra headset.

10. Dela via PowerPoint live

Vid vissa typer av möten kan det vara bra att dela ut din presentation via PowerPoint live i stället för att dela ut din bildskärm.

• Det blir bättre prestanda under mötet.
• Det utdelade visas större för deltagarna.
• Mötet öppnas i ett läge som liknar Föredragshållarvyn [Presenter View] i PowerPoint och du kan fritt bläddra runt bland sidorna i presentationen. Du ser anteckningarna om vad du ska säga till bilderna och kan få med alla små detaljer.

Detta passar bra för internmöten eller möten där man vill att deltagarna själva kan se hela presentationen helt fritt. När det gäller utbildningar, föreläsningar och webinars vill du säkerställa att fokus hålls på just den bild du pratar om. Då är förmodligen en klassisk ”skärmdelning” att föredra.

Tips! Det går att klicka på det lilla ”ögat”, på knappraden i överkanten av fönstret och stänga av detta alternativ, så att deltagarna inte kan ”bläddra” runt bland bilderna i din presentation.