Ta bort rader i en lista
Detta tipset kan spara väldigt mycket tid och frustration i Excel. Det är om man tar bort rader i en stor lista eller tabell så kan det ta väldigt lång tid eller att Excel helt enkelt fryser eller kraschar.
Ta bort filtrerade rader
Tipset är när man filtrerar fram ett urval från en lista/tabell och vill ta bort samtliga av dessa rader från listan så startar man igång en kraftödande process i Excel. Beroende på hur många rader/kolumner, formler som listan innehåller så tar det mer och mer kraft och därmed tid.
Vi rekommenderar dessa Excelkurser:
www.infocell.se – lärarledda kvalitetskurser i Excel
www.officekurs.se – oslagbar e-kurser i Excel & Office-paketet
I detta exempel har vi ett enkelt dataset utan formler och endast två kolumner med 30 000 rader. Målet är att filtrera fram alla rader med färgen Vit och ta bort dessa.
Beroende på Excelversion och datorkapacitet så tar detta olika lång tid (du kan själv ladda hem exempelfilen och testa).
Naturligtvis är detta ett irriterande moment om detta är en återkommande uppgift i sitt arbete och att man kanske drar sig för att utföra just detta för att undvika tidsspill eller datorhaveri.
Varför blir det så här?
Problemet för Excel är att kolumnen är osorterad och att alla rader som ska tas bort hamnar som separata områden (i detta fall många 1000 enskilda områden/rader) och Excel måste utföra kommandot Ta bort på varje område för sig. Så det blir tusentals operationer som måste utföras på olika ställen. Men som tur är så finns det en enkel lösning.
Lösning
För att snabba upp denna operation så samlar vi alla rader som ska tas bort genom att sortera listan. Då hamnar alla rader med samma färg inom ett enda område och Excel behöver endast Ta bort en gång. Detta gör verkligen skillnad.
- Sortera först listan
- Filtrera sedan fram det som ska tas bort.
När man nu gör exakt samma sak som tidigare så sker allting på en bråkdel av en sekund. Nu var det bara ett element som filtrerades ut men det väljer man flera och sedan tar bort dessa rader så märker man ändå stor skillnad. Det hela bottnar i att det blir sammanhängande områden som ska tas bort och ju färre dessa områdena är desto kortare tid tar hela processen.
Associerad lärarledd kurs: Excel för Ekonomer
Kundanpassade kurser
Om man vill kunna återskapa ordningen på kvarvarande värden efteråt rekommenderar jag att man lägger till en kolumn med värden från 1 till 30000 före sorteringen. Efter borttag av ”vita uppgifter” kan man sedan sortera resten med hjälp av den kolumnen.
Tack för fina tips.
Absolut Alf. Bra tillägg till tipset!