Symboler med villkorsstyrd formatering

Att använda symboler, färger i Excel är ett effektivt och tydligt sätt för att skapa en snabbare överblick på värden. Dessutom kan symboler och färger ha en klar betydelse utan att det behöver beskrivas. Med Villkorsstyrd formatering [Conditional Formatting] går det att få både symboler och färger i celler och beroende på innehållet så ändras detta automatiskt.

Hämta exempelfilen här.

Använda Villkorsstyrd formatering

För att en symbol ska visas i en cell så måste vi bestämma vilket innehåll i cellerna som ska motsvara den symbolen vi vill ha. I detta exempel har vi en enkel uppsättning av budget och utfall per månad under ett år. Målet är att på ett tydligt sätt åskådliggöra om budgeten höll – eller inte.

Med funktionen OM [IF] ska vi nu avgöra om budgeten är större än eller lika med utfallet, i så fall visas siffran 1 annars visas -1.

Nästa steg blir att kopiera formeln för resten av månaderna. Vi får nu en kolumn med 1 (budgeten höll) och -1 (budgeten sprack).

Nu vill vi ha symboler i D-kolumnen som tydligare visar om budget höll eller inte.

• Markera cellerna med 1 och -1.
• På menyfliken Start [Home], klicka på knappen Villkorsstyrd formatering [Conditional Formatting] och välj Ikonuppsättningar [Icon Sets].
• Välj ett alternativ som passar det du vill visa. Här väljer vi 3 symboler (ej inringade) [3 Symbols Uncirlcled].

Detta alternativ innehåller 3 olika symboler men i exemplet visas endast de två symbolerna i ytterkant och inte det gula utropstecknet. Detta beror på att urvalet endast var två olika värden vilket gör att vi inte behöver justera när respektive symbol ska visas. Som standard visas både symbolen och själva värdet i cellen. Dessutom kan vi se att den gröna bocken motsvarar värdet 1 och motsvarande röda krysset värdet -1.

För att endast visa symbolen i cellen måste vi nu justera denna formatering.

• Klicka i en cell med bock eller kryss.
• På menyfliken Start [Home] klicka på Villkorsstyrd formatering [Conditional Formatting], välj sedan Hantera regler [Manage Rules].
• En dialogruta öppnas. Markera aktuell regel och klicka på Redigera regel [Edit Rule].

• I följande dialogruta bockar vi för kryssrutan Visa endast ikon [Show Icon Only]. Klicka OK på båda dialogrutorna.

Nu får vi det resultat som var tänkt. Att med en tydlig symbol visa hur siffrorna förhåller sig till varandra och på detta sätt kan man snabbt överblicka flera rader av värden utan att i detalj granska varje cell.