Svara med möte i Outlook

Det är flera som av misstag har använt svarsalternativet Svara alla [Reply to All] i Outlook, men alternativet Svara med möte [Reply with Meeting] är för många ett okänt svarsalternativ.

Outlook-fönstrets bredd

En orsak att många missat alternativet Svara med möte [Reply with Meeting] är att Outlook-fönstret oftast inte har maximal bredd och då syns svarsalternativet endast som en liten ikon, i gruppen Svara [Respond] på menyfliken Start [Home].

Menyikonen

En annan orsak är att ikonnamnet förkortats till Möte [Meeting] och det är bara när du svävar med markören över menyalternativet du ser hela namnet, Svara med möte [Reply with Meeting], se bild nedan.

Tips!

Menyalternativet Svara med möte [Reply with Meeting] hittar du på menyfliken Start [Home] både när du står i Inkorgen [Inbox] och om du öppnar ett e-postmeddelande, i ett separat fönster.

Gör om meddelanden till möteskallelser

Vad ska man använda alternativet Svara med möte [Reply with Meeting] till?

Outlook är ju ett meddelandesystem och inte ett diskussionsforum så när ett meddelande börjar skickas fram och tillbaka frekvent, bör man kanske boka in ett möte för att prata med varandra i stället.

Gör så här:

• Markera ett e-postmeddelande i Outlook.
• Välj Svara med möte [Reply with Meeting], då skapas en kopia av meddelandet och görs om till en mötesinbjudan.

Alla som har fått meddelandet, blir automatiskt inbjudna och hela konversationen kommer med i möteskallelsen.

• Det enda du behöver göra är att hitta en bra tidpunkt för mötet.
• Välj en plats eller om mötet ska vara digitalt.
• Sedan är det bara att skicka i väg möteskallelsen.

Boka möte med dig själv

Har du fått ett e-postmeddelande med en uppgift, som kommer ta mer än en halvtimme att slutföra?

Då är det bra att boka upp tid för det i din egen kalender, så du hinner slutföra uppgiften i tid.

• Markera e-postmeddelandet i Outlook.
• Välj Svara med möte [Reply with Meeting], på menyfliken Start [Home].
• Klicka på Avbryt inbjudan [Cancel Invitation], på menyfliken Möte [Meeting].

Kalenderbokningen ändras från Möte [Meeting] till Händelse [Appointment].

• Välj en tidpunkt och spara bokningen.

Tips!

Övriga som fått e-postmeddelandet tas bort från kalenderbokningen när du väljer Avbryt inbjudan [Cancel Invitation].

Outlook Online

Möjligheten att göra om ett e-postmeddelande till en mötesbokning, finns även om du loggar in i Outlook via en webbläsare.

Här heter alternativet Svara alla med möte [Reply all with Meeting].

Gör så här:

• Klicka på de tre prickarna till höger om ikonen Svara [Reply].
• Välj Andra svarsåtgärder [Other reply actions].
• Välj sedan Svara alla med möte [Reply all with Meeting].

Läs mer om våra självstudiekurser på www.officekurs.se