Snabbfyllning datum och tid

I Excel (från och med version 2013) finns ett fantastiskt verktyg som heter Snabbfyllning [Flash Fill]. Med detta verktyg kan man transformera data i en kolumn till något helt annat lika snabbt som att knäppa med fingrarna. Det som man ibland tidigare behövde långa och komplicerade formler för att lösa kan man med Snabbfyllning lösa med kortkommandot CTRL + E.

Det handlar om att Excel känner igen ett mönster och upprepar detta mönster för en hel kolumn helt enkelt. Sedan är det vi som användare som visar hur mönstret ska vara.

Datum och tid

Om man har ett datum eller tid i en cell så kan det vara knepigt att plocka ut delar från dessa celler. Eftersom det bakomliggande värdet i cellen är något helt annat än det vi ser i cellen så fungerar inte vanliga metoder att plocka ut en siffra från en datum- eller tidscell.

I detta exempel (se bilden) har vi två kolumner med datum och tider. Utifrån dessa celler ska vi extrahera år, månad, dag, timme och minut för varje rad.

En lösning på detta är att använda inbyggda datum- och tidsfunktioner ÅR, MÅNAD, DAG, TIMME, MINUT [YEAR, MONTH, DAY, HOUR, MINUTE] för att plocka ut dessa delar. Men då måste man dels känna till funktionerna och resultaten får alltid en koppling tillbaka till cellerna (kolumn A och B) vilket oftast innebär att man måste kopiera och klistra in som värden.

Lösning Snabbfyllning datum och tid

Lösningen är att använda Snabbfyllning (Flash Fill) och att ange det mönster som Excel ska upprepa på resten av kolumnen.

Ange värdet i en av cellerna för respektive kolumn. Placera markören i listan för en av de tomma kolumnerna och tryck CTRL + E. Nu fylls denna kolumn med data baserat på det mönster som är angivet. Upprepa CTRL + E på övriga kolumner.

Blixtsnabbt är nu samtliga kolumner fyllda med värden som är extraherade från A och B kolumnen. Det blir ingen koppling tillbaka till dessa kolumner utan värdena är helt fristående.

Enda nackdelen jämfört mot att göra samma sak med funktioner/formler är att om originalvärdena ändras så uppdateras inte snabbfyllningen. Men oftast handlar det om att ”städa” ett statiskt underlag och då är Snabbfyllning helt oslagbart.

Ej korrekt format

I första exemplet hade vi korrekta datum och tidsangivelser, detta är en förutsättning om man ska kunna använda funktioner för att extrahera delar ur datum och tid. Men med snabbfyllning kan vi få ut delarna trots att underlaget inte alls matchar Excels korrekta datum och tidsangivelser.

I detta exempel (bilden) är datum inskrivna som en lång sifferserie och tiden är angiven med punkt mellan timme och minut. Inte på något sätt kan Excel uppfatta detta som datum eller tider.

Men för Snabbfyllning [Flash Fill] så spelar det ingen roll om underlaget är korrekt angivet eller inte. Det är bara mönster som räknas så i detta exempel blir utfallet exakt likadant.

Läs även några av våra andra tips som handlar om Snabbfyllning här.

Associerad lärarledd kurs: Excel för Ekonomer

Associerad e-kurs/e-kurspaket: Excelpaketet – se mer på officekurs.se