Skydda Excelrapport med utsnitt

Fler och fler lär sig fördelarna med att använda utsnitt (slicers på engelska) till sina dashboards och rapporter. Detta tips lär dig specifikt hur du kan skydda din rapport från oönskade ändringar, men samtidigt låta användarna filtrera rapporten med utsnitt och använda pivottabeller.

Vill du lära dig mycket mer om pivottabeller, pivotdiagram och effektiv rapportering finns flera bra alternativ:

• Excelkurs Pivottabeller – 2 dagar i Stockholm, Göteborg, Malmö (e-Learning på köpet). Se Infocell.se för aktuella datum
• Omfattande e-Learning-kurs från 995 kr

I detta tips utgår vi ifrån nedanstående exempel där vi har en rapport som bygger på några tusen försäljningstransaktioner från ett försystem. Till tabellen för transaktionerna har vi byggt två pivottabeller och två pivotdiagram. Sedan har vi skapat fyra utsnitt till vänster som kan användas att filtrera rapporten på.

Nu vill vi alltså kunna distribuera denna rapport utan att riskera att användarna flyttar eller redigerar befintliga pivottabeller och diagram (av misstag eller med vilja). Att skydda Excelrapport med utsnitt kräver lite handpåläggning. Gör på följande sätt:

1. Markera utsnitten. Detta gör du genom att klicka på ett av utsnitten och håller sedan ner Ctrl-knappen och klickar på de övriga utsnitten. (se till att klicka i utsnittsrubriken för att undvika filtrering av rapporten).
2. Därefter högerklickar du på ett av utsnitten och väljer Storlek och egenskaper…. Sedan väljer du att kryssa ur kryssrutan för Låst (så att du sedan kan låsa/skydda övriga delar i rapporten, men låta dessa utsnitt vara olåsta).
   
3. Nästa steg är att skydda bladet. Klicka på menyfliken GRANSKA och knappen Skydda blad. Skriv in önskat lösenord och kryssa i kryssrutan Använd pivottabell och pivotdiagram och klicka OK.
   

Nu kan användaren inte göra justeringar i rapporten som t.ex. ändra cellinnehåll eller flytta diagram. Användaren kan dock använda utsnittsknapparna och pivottabellerna som önskat.