Skillnaden på funktionerna RENSA & STÄDA

Har du någon gång haft värden i celler som innehåller extra mellanslag i Excel?

Då vet du att det kan orsaka problem om du till exempel vill använda funktioner så som LETARAD [VLOOKUP].

För en cell som innehåller inledande eller avslutande mellanslag så matchar inte det innehållet när du använder exempelvis sökfunktioner i Excel.

RENSA [TRIM] och STÄDA [CLEAN] är två textfunktioner i Excel, även om du kan associera till någonting helt annat kanske. Men med samma tänk handlar det om att ”tvätta” data så att den blir hanterbar i Excel.

Ladda hem Excelfilen: RENSA-och-STÄDA-övning.xlsx

 Funktionen RENSA

Funktionen RENSA [TRIM] tar bort alla inledande och avslutande blanksteg från text i en cell, utom enkla blanksteg mellan ord.

Ett vanligt användningsområde är att ta bort onödiga mellanslag för värden du importerat från andra system. I exemplet ovan finns importerad data i A-kolumnen. I B-kolumnen rensas mellanslagen bort med hjälp av funktionen RENSA.

=RENSA(A2)

=TRIM(A2)

Funktionen STÄDA

Funktionen STÄDA [CLEAN] tar bort alla icke-utskrivbara tecken från en text. Använd funktionen STÄDA [CLEAN] på text som har importerats från andra program och som innehåller tecken som operativsystemet inte kan hantera.

Ett exempel på tecken som inte syns är tvingande radbrytning i texter.

Tips!

I ordbehandlingsprogram går det att skapa radbrytning med kortkommandot Shift+ Enter. I Excel kan du tvinga fram en radbrytning i celler med kortkommandot Alt + Enter.

Kombinera RENSA och STÄDA

För att säkerställa att inga onödiga tecken finns kvar i cellerna så går det att kombinera båda funktionerna i samma formel.

För att använda båda dessa funktioner på samma gång kan du nästla funktionerna på följande sätt:

=RENSA(STÄDA(A2))

=TRIM(CLEAN(A2))

RENSA och TRIMMA via Power Query

Behöver du ofta städa och rensa texter från skräptecken och mellanslag så går det att automatisera detta via Power Query-redigeraren.

Här heter dock inte alternativen RENSA [TRIM] och STÄDA [CELAN] utan TRIMMA [TRIM] som tar bort inledande och avslutande blanksteg men inte dubbla blanksteg och RENSA [Clean] som tar bort icke-utskrivbara tecken, inklusive radbrytningar.

Gör så här:

• Stå i en tabell eller ett intervall som har en rubrikrad.
• Välj Från tabell/intervall [From table/Range] på menyfliken Data [Data].

• Ha kolumnen som ska städas markerad.
• Växla till menyfliken Transformera [Transform].
• Fäll ner alternativen under Format [Format].
• Välj alternativet TRIMMA [TRIM] för att rensa bort inledande och avslutande blanksteg.
• Upprepa och välj även RENSA [Clean] för att rensa bort icke-utskrivbara tecken, för säkerhets skull.

Alla val som görs i Power Query dokumenteras. I panelen till höger ser du de steg som har lagts till.

• Först finns steget som hämtar in tabellen till Power Query-redigeraren.
• Nästa steg konstaterar att innehållet i kolumnen är datatypen Text [Text].
• Sedan kommer de två stegen du själv lagt till.

När du är klar, kan du ansluta Power Query-redigeraren och återvända till Excel.

• Välj Stäng och läs in [Close and Load] på menyfliken Start [Home].

En tabell på ett nytt kalkylblad infogas, i arbetsboken, med de städade texterna. Nästa gång texterna behöver städas räcker det med att uppdatera tabellen med resultatet.

Gör så här:

• Skriv in eller klistra in nya värden i tabellen som ska städas.
• Gå till tabellen med de städade värdena.
• Högerklicka och välj Uppdatera [Refresh].

På detta sätt behöver du inte skriva och kopiera formler varje gång du behöver städa en datakälla. Det räcker med att uppdatera.

Tips!

Om du läser in ett intervall, som inte är definierad som en tabell till Power Query-redigeraren, kommer området blir en Excel-tabell.

Tips!

Om du vill säkerställa att det inte finns dubbla mellanslag kvar i cellerna kan du i Power Query-redigeraren lägga till ett extra steg som ersätter två mellanslag med ett.

Gör så här:

• Ha kolumnen som ska städas markerad.
• Växla till menyfliken Start [Home].
• Välj alternativet Ersätt värden [Replace Values].
• Fyll i två mellanslag i det översta fältet och endast ett mellanslag i det nedre fältet.
• Avsluta med OK.

 

Läs mer om våra självstudiekurser på www.officekurs.se.