Skapa pivottabell

I detta avsnitt lär du dig att skapa en pivottabell och vilka beståndsdelar som bygger upp en pivottabell. Du ser också vad du bör tänka på kring strukturen på dina källdata.

Pivot är ett franskt ord betyder något som man både kan dra och svänga, vrida, och rotera. Föremålet sitter ihop men kan samtidigt vändas eller vridas.

Här är en pivottabell som visar summan av försäljningen i olika städer.

Vi ska nu gå igenom de olika stegen för att skapa denna rapport.

Skapa pivottabell

Vi vill nu skapa en pivottabell som visar summan av försäljning, per stad.

Gör så här för att skapa en pivottabell:

1. Stå med markören en cell i en lista (eller Exceltabell).
2. Välj sedan Pivottabell [PivotTable] från menyfliken Infoga [Insert].

3. Bekräfta att Excel har markerat rätt område och att pivottabellen ska skapas på ett nytt blad genom att klicka på OK.

Pivottabellen kommer att infogas på ett nytt kalkylblad, framför det befintliga kalkylbladet.

Tips: Det går att klicka på en cell i vilket kalkylblad som helst i arbetsboken och pivottabellen kommer då att infogas på denna plats. Befintligt kalkylblad [Existing Worksheet] kan alltså vara vilket kalkylblad som helst i din arbetsbok.

Panelen Pivottabellfält

Området där pivottabellen kommer att hamna visas schematiskt i rutnätet och första cellen i pivottabellen är markerad. Panelen Pivottabellfält [PivotTable Field] visas till höger.

Bestäm vad pivottabellen ska visa

Nu ska du bestämma vad du vill att pivottabellen ska visa.

Du vill visa försäljningen per Stad. Då behöver du en rad per fältet Stad i pivottabellen.

Lägga till rader i rapporten

4. Dra kolumnfältet Stad till området Rader [Rows] för att skapa en rapport med en rad för varje unik post i kolumnfältet Stad.

Posterna sorteras automatiskt i bokstavs-/nummerordning.

Obs! I Excel version 2010 och tidigare versioner har områdena i pivottabellfältlistan andra namn.

Rapportfilter = Filter

Kolumnetiketter = Kolumner

Radetiketter = Rader

Värden = Värden

Lägga till summeringar

Sedan vill du räkna ut den totala försäljningen per Stad.

5. Dra kolumnfältet Belopp som ska beräknas till området Värden [Values].

Lägga till kolumner i rapporten

För att se hur mycket varje butik har sålt per stad drar du kolumnfältet Butikstyp till området Kolumner [Columns].

6. Dra kolumnfältet Butikstyp som ska beräknas till området Kolumner [Columns].

Ta bort fält

Det går att ta bort kolumnfälten på flera olika sätt från områdena.

• Fäll ut en meny genom att klicka på kolumnfältets pil och välja Ta bort kopplingsinstruktion [Remove Field].
• Du kan även klicka ur bocken framför kolumnfältet i Pivotfältlistan.
• Eller helt enkelt dra bort kolumnfältet från området.

 

Pivottabellens områden – Rader, Kolumner, Filter och Värden

Det finns fyra områden i en pivottabell. Filter [Filter] (Rapportfilter) hamnar längst upp som ett generellt filter för det som visas nedanför. Rader [Rows] ligger till vänster om området Värden [Values] och Kolumner [Columns] placeras ovanför siffrorna.

Genom att antingen klicka i kryssrutorna för fälten i panelen Pivottabellfält [PivotTable Fields] eller dra fälten till rätt område skapas nya rader och kolumner i pivottabellsrapporten. Du ser att fältet Kund ligger som rader i pivottabellen ovan och Belopp som summerade värden. Du ser nu hur mycket den totala försäljningen är per kund.

Samtidigt ser du i panelen Pivottabellfält [PivotTable Fields] att dessa fält ligger i områdena Rader [Rows] och Värden [Values].

De kolumner i källtabellen (A2:E19) som programmet uppfattar som textfält kommer att visas som Rader [Rows] i pivottabellen om du kryssar i kryssrutan i Pivottabellfält [PivotTable Fields]. Kolumner som uppfattas som numeriska kommer istället att visas som Värden [Values].

Ange vad som ska beräknas

När du drar ett kolumnfält som innehåller siffror till området Värden [Values] i panelen väljer Excel automatiskt att beräkna summan (funktionen SUMMA [SUM] används). Använder du ett kolumnfält som innehåller text räknar Excel antalet poster istället (funktionen ANTAL [COUNT] används då).

Men du kan också räkna ut andra saker. Gör så här:

1. Högerklicka på en beräkning i pivottabellen som du vill ändra och beräkna på något annat sätt.
2. Välj Summera data efter [Summarize Values By].
3. Markera sedan till exempel Antal [Count] eller Medel [Average] istället.

Vända en pivottabell

Ändra utseendet i en pivottabell genom att byta plats på kolumnfälten Stad och Butikstyp i områdena Rader [Rows] och Kolumner [Columns]. Du byter enkelt plats genom att dra och släppa de olika fälten med musen.

Vill du lära dig mer om pivottabeller?

• På www.officekurs.se finns e-kursen Excel Pivottabeller. Sex timmars videospeltid och mängder och digital kurslitteratur och övningsfiler väntar på dig. Som deltagare får du kursintyg och kan använda vår support.
• På infocell.se hittar du vår lärarledda tvådagarskurs i Pivottabeller. Med denna kurs i bagaget har du allt du behöver för att bemästra och briljera med pivottabeller. E-kursen liksom en rejäl kursbok ingår i kursavgiften.