Räkna med villkor

I detta tips ska vi titta på hur du räkna ut antalet datumrader mellan två datum som villkor.

Vi vill inte veta antalet dagar mellan två datum utan antalet förekomster av datum i en lista med olika datum. I listan finns det inte en rad för varje datum inom intervallet, utan listan innehåller bara vissa datum.

Detta går att göra på flera olika sätt och vi kommer att tita på olika lösningar. Dessutom vill vi även skapa en summa av beloppen, för raderna inom angivet datumintervall.

Ladda ner exempelfilen här.

• Vi börjar med att fylla i start- och slutdatumen för det intervall vi vill göra beräkningen för, i cellerna F2 och F3.

Dela upp beräkningarna

Vi börjar med att dela upp formel i mindre delar, för att på slutet sätta ihop allt till en enda formel.

Först vill vi räkna antalet datum, som är större eller lika med startdatumet i kolumn A i listan. Det kan vi göra genom att använda datumet som ett villkor i funktionen ANTAL.OM [COUNTIF].

• Funktionen ANTAL.OM [COUNTIF] hittar du under Fler funktionen [More Functions] > Statistik [Statistical] på menyfliken Formler [Formulas] eller så går det att själv skiva in formeln med funktionen förhand i en cell.

Beräkna antalet datum som är större eller lika med startdatumet

Vi börjar med att räkna fram antalet datum som är större eller lika med startdatumet i listan.

• I fältet Område [Range] anger vi att Excel ska titta i kolumn A genom att ange:

A:A

Då kan det tillkomma fler datum i listan, utan att vi behöver gå in och ändra på området, i formeln i efterhand.

OBS! Tänk på att när du anger kolumnområden på detta sätt, kan beräkningarna i dina kalkyler bli långsamma, då varje kolumn har mer än 1 miljon rader. Det är bättre att använda namngivna områden, genom att till exempel infoga en Exceltabell.

• I fältet Villkor [Criteria] anger vi att datumet ska vara > eller = startdatumet, som vi har i cellen F2.

”>=”&F2

Vi skriver in tecken ”>=” med citattecken runt om och använder och-tecknet & för att sammanfoga storleksvillkoret med innehållet i cellen F2.

• Svaret visas i dialogrutan och vi kan avsluta med OK.

=ANTAL.OM(A:A;”>=”&F2)

=COUNTIF(A:A;”>=”&F2)

Tips! Markerar du själv området förhand (fyllt med blått i bilden ovan), kan du även se att antalet stämmer nere i Statusfältet [Staturs Bar] i nederkanten av fönstret.

Beräkna antalet datum som är större än slutdatumet

Sedan räknar vi ut antalet datum som är större än slutdatumet.

• I fältet Område [Range] anger vi åter att Excel ska titta i kolumn A genom att fylla i

A:A

• I fältet Villkor [Criteria] anger vi att datumet ska vara > slutdatumet som vi har i cellen F3.

”>”&F3

Rader som innehåller slutdatumet ska i detta exempel räknas med och övriga rader ska tas bort (området som är markerat i rött i bilden ovan).

• Svaret visas i dialogrutan och vi kan avsluta med OK.

=ANTAL.OM(A:A;”>”&F3)

= COUNTIF(A:A;”>”&F3)

Beräkna antalet startdatum minus slutdatum

Nu kan vi ta antalet datum som är större eller lika med startdatumet minus antalet datum som är mindre än slutdatumet, för att få fram antalet rader inom datumintervallet (markerat i grönt i bilden ovan).

=F6-F7

Allt i en och samma formel

Nu kan vi kopiera och klistra ihop allt i en enda formel.

=ANTAL.OM(A:A;”>=”&F2)-ANTAL.OM(A:A;”>”&F3)

=COUNTIF(A:A;”>=”&F2)- COUNTIF(A:A;”>”&F3)

Beräkna summan av beloppen i datumintervallet

Vill du även beräkna summan för värdena som finns i kolumnen C i listan, går det att byta ut funktionen ANTAL.OM [COUNTIF] till SUMMA.OM [SUMIF] i formeln.

I funktionen SUMMA.OM [SUMIF] behöver vi i detta fall, även age var värdena som ska beräknas finns, i vårt fall i kolumn C.

=SUMMA.OM(A:A;”>=”&F2;C:C)-SUMMA.OM(A:A;”>”&F3;C:C)

= SUMIF(A:A;”>=”&F2;C:C)-SUMIF(A:A;”>”&F3;C:C)

Tips! Det är inte obligatoriskt att fylla i summaområdet, ifall det som ska beräknas redan finns angivet i villkorsområdet (fältet för funktionsargumentet Summaområde [Sum_rang] står inte angivet i fetstil i funktionsguiden).

Funktionerna ANTAL.OMF och SUMMA.OMF

I stället för att använda funktionerna ANTAL.OM [COUNTIF] och SUMMA.OM [SUMIF] två gånger inom en och samma formel, går det att använda funktionerna ANTAL.OMF [COUNTIFS] och SUMMA.OMF [SUMIFS].

Med funktionerna ANTAL.OMF [COUNTIFS] och SUMMA.OMF [SUMIFS] går det att ange flera villkor, med en enda formel. Tänk dock på att alla villkoren behöver vara uppfyllda, för att du ska få rätt svar.

Det går att ange över 200 villkorsområden och villkor för funktionerna ANTAL.OMF [COUNTIFS] och SUMMA.OMF [SUMIFS].

I vårt fall är det samma villkorsområde för båda villkoren och våra villkor är ”>=”&startdatumet och ”<=”&slutdatumet. I detta exempel vill vi både inkludera startdatumet och slutdatumet i villkoren.

=ANTAL.OMF(A:A;”>=”&F2;A:A;”<=”&F3)

= COUNTIFS(A:A;”>=”&F2;A:A;”<=”&F3)

Summera med en enda funktion

På samma sätt går detta att använda funktionen SUMMA.OMF [SUMIFS] för att beräkna summan av beloppen.

=SUMMA.OMF(C:C;A:A;”>=”&F2;A:A;”<=”&F3)

= SUMIFS(C:C;A:A;”>=”&F2;A:A;”<=”&F3)

Uppställningen av funktionerna SUMMA.OM [SUMIF] och SUMMA.OMF [SUMIFS] skiljer sig åt, när det gäller var summaområdet anges, där värdena som ska beräknas finns.

I funktionen SUMMA.OM [SUMIF] anges summaområdet sist i formel och är inte obligatoriskt (fältet i står inte angivet i fetstil).

I funktionen SUMMA.OMS [SUMIFS] anges summaområdet först i formel och är obligatorisk (fältet står angivet i fetstil). Summaområdet är gemensamt för alla villkoren.

Läs mer om våra självstudiekurser på www.officekurs.se