Power Query för Excel

Power Query är en s.k. Add-In (tilläggsprogramvara) till Excel 2010/2013. I Excel 2010 behöver du själv ladda ner programvaran (gratis) på Microsoft Download. I Excel 2013 behöver du aktivera tillägget under Arkiv-Alternativ-Tillägg. Välj COM-tillägg längst ner. I både Excel 2010/2013 syns verktyget som en egen menyflik (POWER QUERY). Från version Excel 2016 har Microsoft byggt in Power Query i Data-fliken under gruppen Hämta och transformera.

Power Query har otroligt många möjligheter. Du kan hämta data från alla möjliga datakällor som databaser, text- och CSV-filer, Excelfiler, Access m.fl. Du kan transformera dina data på massor av sätt, pivotera, ändra format, ta bort/lägga till rader och kolumner, göra egna kolumner med olika beräkningar, konkatenera värden, gruppera och summera grupperingen, söka och ersätta värden m.m. Dessutom kan du använda frågespråket M för att göra ännu mer avancerade tillämpningar och skapa egna funktioner. Som du säkert förstår kan ett verktyg med dessa möjligheter snabbt ersätta mycket av det du tidigare gjorde med VBA-kod i Excel.

Ett klassiskt arbetsmoment för ekonomen och andra som sammanställer data i Excel är att slå ihop (konsolidera) data från flera bladflikar till en bladflik där summan av alla andra bladflikar visas. I vårt exempel har du en arbetsbok med tolv flikar, en för varje månad under året. Nu vill du skapa en sammanställningsflik i arbetsboken där alla transaktioner från alla tolv flikarna ska visas.

Då börjar vi:

Klicka på Ny fråga under menyfliken Data och välj Från andra källor och därefter Tom fråga. (I Excel 2010/2013 väjer du PowerQuery – Från andra källor – Tom fråga).

Tilläggsprogrammet öppnas (Frågeredigeraren). Skriv ”=Excel.CurrentWorkbook()” i formelfältet. Excel hittar då alla de tabeller som finns i den aktuella arbetsboken.

Klicka sedan på expanderaknappen (dubbelpilarna) i rubriken Content (1). Därefter kan du välja vilka kolumner som du vill ha med i din fråga. I exemplet väljer vi att ta med alla kolumnerna vidare (2). Slutligen kryssar vi ur kryssrutan ”Använd det ursprungliga kolumnnamnet som prefix” (3). Detta för behålla samma kolumnnamn i vår nya tabell. Klicka sedan på OK (4).

Pang! Excel visar nu en förhandsgranskning av resultatet hittills. Till höger i panelen Frågeinställningar ser vi hela tiden varje steg vi gör i processen inne i Power Query. Du kan när som helst ändra varje enskilt steg vid behov.

Nästa steg är att ta bort kolumnen Name som skapades. Markera kolumnen Name och klicka på knappen Ta bort kolumner.

Markera sedan kolumnen Fakturadatum och välj datatypen Datum.

Markera sedan kolumnerna Antal, Försäljning och TB och välj datatypen Decimaltal.

Flytta sedan ordningen på kolumnerna så att Varumärke hamnar före Produkt (bara att dra och släppa). Flytta sedan kolumnen Kund så att den hamnar till höger om Kategori.

Vi döper nu också om vår Power Query-fråga från ”Fråga 1” till ”Konsolidera”.

Så långt är vi nöjda och vill nu importera våra data till arbetsboken. Du klickar på knappen Stäng och läs in.

OBS! Även om du kanske har koll på hur många rader totaltabellen ska innehålla har vi nu ett problem. Vi vet att det är ca 1998 rader och det är också vad Excel visar i Arbetsboksfrågan till höger. Klicka nu på knappen Uppdatera i panelen Arbetsboksfrågor till höger. Du kommer då att se att antalet rader dubblas!

Problemet är följande: Vi angav i början att frågan skulle hämta att tabeller i arbetsboken. Detta innebär också att den nya konsoliderade tabellen automatiskt hämtas när vi uppdaterar. Detta måste vi ändra på innan vi är helt klara. Du gör på följande sätt:

Dubbelklicka på arbetsboksfrågan i panelen till höger. Klicka sedan på Källa (1). Välj knappen Ta bort rader och välj Ta bort de nedersta raderna. Därefter väljer du att Infoga steget när du frågan och väljer antal rader = 1.

Klicka sedan på knappen Stäng och läs in igen. Nu är vi i hamn. Excel tar nu inte hänsyn till den nya tabellen vid inläsning/konsolidering.

Fördelen med konsolidering i Power Query är att du är helt oberoende av antalet rader som kan variera i de olika flikarna utan att du får problem med konsolideringen.

Detta exempel är bara ett av alla de saker du kan göra med Power Query. Vill du lära dig lite mer om Power Query kontakta oss på Excelbrevet/Infocell så hjälper vi dig vidare med en anpassad kurs eller någon av våra schemalagda kurser med Power Query-innehåll.

I nästa tips kommer vi att visa hur du sedan kan fortsätta på din befintliga fråga och aggregera så att tabellen bara visar totalsummorna per Kund, Produkt eller Varumärke. Du kan även skapa egna kolumner som bygger på beräkningar mellan dina olika kolumner.

Ladda ner Övningsfil

Ladda ner Facitfil

källa: www.excelbrevet.se