Pivottabeller och datum

Finns det (korrekta) datum i ett underlag så går det enkelt att skapa nya tidsdimensioner bland verktygen för pivottabeller. Det innebär att du kan analysera ditt underlag på flera tidsnivåer.

Ladda ner exempelfilen här.

Datum i underlaget

För att Excel ska kunna hantera datum på rätt sätt så måste underlaget vara av korrekt datumformat. Beroende på att det går att visa datum på flera olika sätt så är det svårt att veta om mitt datum är korrekt. Men ett enkelt test är att högerklicka på ett datum och välja Formatera celler [Format Cells]. Hamar du automatiskt i Kategori Datum [Date] eller Anpassat [Custom] och ett val för datumvisning så har du ett korrekt datum.

I detta exempel har jag bara en datumkolumn.

Det är dagar som går över två år i tabellen.

Infoga pivottabeller

1. Markera underlaget och välj Infoga [Insert] Pivottabell [PivotTable].
2. Välj placering och klicka OK.

Jag startar med att dra mitt fält Datum till Rader [Rows]. Då skapas automatiskt nya tidsdimensioner. Kvartal och År. Dessa tidsdimensioner hamnar nu som egna fält i Fältlistan.

Men det är lite missvisande för att det skapas även en tidsdimension för Månader som antar fältnamnet Datum. Det syns inte direkt men för att själv bestämma hur vi vill gruppera tidsdimensioner så högerklickar vi på ett årtal i pivottabellen och väljer Gruppera [Group].

I följande dialogrutan markerar vi de tidsdimensioner vi vill ha. I detta exempel väljer vi Dagar, Månader, Kvartal, År. Klickar OK.

Nu har vi alla nya tidsdimensioner i fältlistan och kan analysera underlaget med olika tidsperspektiv. När detta är gjort så kan du bocka ur samtliga fält och börja att skapa innehållet i pivottabellen.

Detta skapades utan att vi behövde ”manipulera” med underlaget och skapa nya kolumner med massa extra data.

Använda tidsdimensioner i pivottabeller

När du nu har flera fält med tidsdimensioner kan du använda dessa som vilka andra fält som helst. Lägga i Rader [Rows], Kolumner [Columns] eller, Filter [Filters] eller använda i Utsnitt [Slicer].

Som första exempel lägger jag År och Kvartal i rader och Belopp i Värde.

Vi ser nu en gruppering av tidsdimensionerna samt delsummor för åren och en totalsumma för hela perioden.

TIPS! När du har grupperade fält i pivottabeller så blir det problem med rubrikerna eftersom två fält hamnar i samma kolumn (eller rad). Ändra till en annan layout så blir pivottabellen tydligare.

1. Klicka i pivottabellen.
2. Menyfliken Design. Klicka på knappen Rapportlayout [Report Layout], välj Visa i tabellformat [Show in Tabular Form].

Nu hamnar varje fält i en egen kolumn med respektive rubrik. Denna layout blir tydligare att utläsa. I detta exempel ska vi också dölja raderna med delsummering. Gör så här:

1. Klicka i Pivottabellen.
2. Menyfliken Design. Klicka på knappen Delsummor [Subtotals], välj Visa inte delsummor [Do Not Show Subtotals].

Nu visas ett mer kompakt resultat. Naturligtvis är det helt beroende på vilken information man vi se/visa som avgör vilka inställningar som görs. Men det är en fördel att ”städa” undan den information som inte är nödvändig för att enklare se det viktiga i pivottabellen.

Ändra perspektiv

Genom att ändra på grupperingsordningen så kan vi utläsa informationen från olika perspektiv. I nuvarande exempel är År överordnat Kvartal. Men genom att ändra ordningen i området Rader [Rows] så ändras perspektivet för vår del.

1. Dra År under Kvartal.

Nu visas samma siffror men jämfört på ett annat sätt. Nu blir det enklare att jämföra varje kvartalssiffror mot varandra, oavsett år.

Läs mer om våra onlinekurser på www.officekurs.se.