Länka data från en exceltabell

Det finns en liten nackdel med att ha data i exceltabell då det gäller att länka data mellan olika arbetsböcker. Om filen med källadata (tabellen) är stängd så går det inte att uppdatera senaste värden – alltså måste man ha källdatafilen öppen för att få sina värden uppdaterade.

För att lösa detta kan man istället skapa en anslutning till sin tabell. Denna anslutning kan man sedan använda för att länka tabellen eller skapa en pivottabell.

Skapa en anslutning

En anslutning kan man se som en koppling, kopplingen sparas på datorn och kan användas direkt eller senare. Gör så här:

1. Öppna en arbetsbok i Excel (vilken som helst). På fliken Data klicka på knappen Anslutningar
   
2. I följande dialogruta, klicka på Lägg till

   

3. I nästa dialogruta visas befintliga anslutningar, om det finns några. Klicka på knappen Bläddra efter fler

   

4. Bläddra fram Excelfilen som innehåller källdatan. Markera filen och klicka på knappen Öppna.

   

5. Markera sedan bladet som tabellen finns i källdata-filen. Klicka på OK.

   

6. Nu läggs en anslutning till. Anslutningen får samma namn som Excelfilen som standard, detta kan man ändra på via knappen Egenskaper. Klicka på Stäng.
   
7. Nu är anslutningen skapad och då kan man koppla underlaget till en annan arbetsbok. Öppna Excelfilen som ska vara målfilen.
   På fliken Data, klicka på knappen Befintliga anslutningar.

   

8. Markera anslutningen till underlaget, klicka på Öppna.

   

9. Välj sedan hur anslutningen ska användas och presenteras. Välj även var (cell och blad) i arbetsboken detta ska placeras. Klicka på OK.

   

Nu har en länkning till en tabell från en annan arbetsbok skapats och används som källdata. Kom ihåg att man måste manuellt uppdatera anslutningen för att hämta senaste källdata om inget annat är inställt. För att ställa in att data ska uppdateras när filen öppnas så gör man detta för den aktuella anslutningen som är skapad. Detta finns på menyfliken Data och sedan knappen Anslutningar.