Omröstningar i Teams

Nu finns möjlighet att använda formulär i Teams. 👌

Nu har Microsoft äntligen gjort det möjligt att skapa enkäter i from av Omröstningar [Polls] i gruppmöten i Teams. Självklart används Microsoft Forms för att skapa omröstningar i Teams-möten.

Precis som det gick i Skype går det att skapa och spara frågorna i omröstningarna i förväg.

V i kommer gå igenom följande:

• Hur du aktiverar Forms för omröstningar i ett möte.
• Hur du lägger till frågor för omröstning i mötet.
• Hur du redigerar och tar bort omröstningar.
• Hur du startar en omröstning.
• Hur resultatet av en omröstning visas och kan sparas.

OBS! När du får tillgång till funktionen Omröstningar [Polls] beror på hur Microsoft prioritera att utrullningen ska ske och om ditt organisation medvetet har avaktiverat Omröstningar [Polls] i administratörspanelen eller inte.

Skapa ett möte

Det första du behöver göra är att skapa ett gruppmöte i Teams för att frågor, i omröstningar ska kunna sparas.

Gör så här:

• Gå till Kalendern [Calendar] i Teams.
• Skapa ett nytt möte, antingen genom att klicka på knappen Nytt Möte [New meeting], uppe till höger eller genom att klicka till på en ledig tid i din kalender.

• Ge mötet ett namn.
• Fyll i önskad start- och sluttid på mötet.
• Klicka på Spara [Save].

Tips! Du behöver inte lägga till deltagare i mötet redan nu, det går bra att göra det senare.

Skapa möte via Outlook

Det går även att skapa ett gruppmöte i Teams via kalendern i Outlook.

• Klicka på ikonen Teams-möte [Teams Meeting] i en mötesbokning, i din Outlook kalender.
• Klicka på ”Spara ikonen” i form av en ”diskett”, uppe till vänster i fönstret, för att endast spara mötet.

Tips! Om du lägger till mötesdeltagare redan nu, kan du välja Skicka [Send] för att skicka ut mötesinbjudan, med en gång.

Aktivera Forms för omröstning i möte

Gör så här för att aktivera Forms i ett gruppmöte.

• Gå till Kalendern [Calendar] i Teams, antingen på din dator eller i en webb-läsare.
• Klicka till på mötet i din kalender.
• Välj Chatta med deltagare [Chat with participants].

Tips! Det går också att högerklicka på mötet och välja Chatta med deltagare [Chat with participants].

• Klicka på plus ikonen, upptill för att lägga till en ny flik, i chatt-fönstret för mötet.
• Välj Forms [Forms].

• Välj Lägg till [Add] och sedan Spara [Save].

Skapa omröstning

En ny flik läggs till i chattfönstret.

• Klicka på Skapa ny omröstning [Cerate New Poll], ner till i chatt-fönstret för att börja lägga till frågor.

I dialogrutan för en Omröstningar [Polls] i Forms kan du:

1. Skriva in din fråga.
2. Fylla i olika svarsalternativ.
3. Välja Lägga till alternativ [Add option] för att få möjlighet till fler svarsalternativ, varje fråga kan ha max 6 svarsalternativ.
4. Det går att välja om det ska gå att ange Flera svar [Multiple answers] eller inte, på en fråga.
5. Resultatet av en omröstning kan vara offentligt för alla i mötet eller inte.
6. Klicka på Spara [Save] när du är klar med din fråga.

Tips! Infoga till exempel emojis ikoner ⭐⭐⭐⭐⭐ i svarsalternativen, om du vill att deltagare ska betygsätta något. Tryck på Win + . (punkt) för att visa ikonerna.

Se mer i detta tips: https://www.excelbrevet.se/emojis-i-excel-och-office/

Redigera omröstning

I chatt-fönstret för ett möte går det att:

1. Skapa fler omröstningar för det aktuella mötet.
2. Välja Anslut [Join] för att starta mötet.
3. Klicka på Starta [Launch] för att aktivera en omröstning under mötet.
4. Klicka på nedåt pilen vid knappen Starta [Launch] och välja Redigera omröstning [Edit poll] för att justera frågorna i efterhand.

Ta bort omröstning

5. Här går det även att ta bort en fråga, i en omröstning från mötet.

Tips! Det går att skicka ut en omröstning till mötesdeltagarna, innan mötet startas.

Starta omröstning

Innan du kan använda dina frågor för omröstningar, behöver du ansluta till mötet.

Nu visas en extra ikon, upptill i mötesfönstret.

• Klicka på ikonen för Forms [Forms] för att visa omröstningspanelen.
• Klicka på Starta [Launch] i neder delen av frågan, i omröstningspanelen för att starta en omröstning under mötet.
• Scrolla i panelen om du har många frågor, du vill använda under mötet.

Tips! Det går att skapa nya frågor via knappen Skapa ny [Create new] och Starta [Launch] omröstning både inne i Teams-mötet och via chatt-fönstret.

Svara på en fråga i en omröstning

En pop-upp-ruta visas i mötet, där deltagarna kan svara på frågan och skicka in sitt svar.

• Klicka på knappen Skicka [Submit] för att spara ditt svar.

Tips! I aviseringen, när en omröstning startar, går det att skriva in valfri text/meddelande. Texten/meddelandet visas sedan i mötets chatt-fönster.

Visa resultatet av en omröstning

Om svaren var offentliga för alla i mötet, visas resultatet för de som har röstat och även mötesorganisatören.

• Klicka på Klar [Done] när alla har fått tid på sig att svara på frågan.

Avsluta en omröstning

I omröstningspanelen finns flera alternativ:

• Klicka på Forms ikonen, för att öppna eller dölja omröstningspanelen.

1. Den som skapat omröstningen kan också Skicka [Submit] in ett svar på frågan.
2. Via knappen Visningsalternativ [View options] / Visa resultat [View results] går det att växla mellan att se frågan eller svaren.
3. Genom att klicka på nedåt pilen, bredvid knappen Visningsalternativ [View options] / Visa resultat [View results] går det att välja ytterligare alternativ.

a. Avsluta omröstningen [Close poll], så att inte mötesdeltagarna längre kan ändra på sina svar.
b. Här går det att även att välja Exportera resultat [Export result].
c. Via Ta bort omröstning [Delete Poll] går det att ta bort en fråga, från mötet.

Exportera resultat

När en omröstning är avslutad går det att välj att Exportera resultat [Export result] men också att Öppna omröstningen på nytt [Reopen poll].

• Klickar du på Exportera resultat [Export result] får du gå till Utforskaren [File Explorer] i din dator för att öppna och se på resultaten i Excel.

Du hittar de exporterade omröstningarna som Excel-filer under Nedladdade filer [Downloads] i Utforskaren [File Explorer] i din dator.

Att tänka på

Det är några saker du bör veta om när du börjar använd omröstningar i Teams. Här är några viktiga punkter:

• Omröstningar stöds inte i Kanal-möten, bara i Grupp-möten i Teams, än så länge.
• Varje omröstning är en egen fråga.
• Alla omröstningar är flervalsfrågor. Det finns inga valbara fält för fritext, betygsalternativ i form av ”stjärnor”, inte heller något färdigt svarsalternativ med ”Övrigt”.
• Det går att välja mellan alternativknappar och kryssrutor.
• Varje omröstning är begränsad till max olika 6 svarsalternativ.
• Mötesdeltagare har möjligheten att välja att inte delta i omröstningen genom att stänga omröstningen, som visas i mitten av mötesfönstret, utan att välja Skicka [Send].
• Deltagare som använder sin mobila enhet för att delta i mötet, ser inte omröstningspanelen som finns i mötet. De kan dock svara på omröstningar under mötet.
• Om inbjudan till ett möte har vidarebefordrats till någon utanför din organisation och de är inloggade som en ”gäst” under mötet, kan de inte se det omröstningsfönstret, som visas i mitten av mötesfönstret. Gästdeltagare kan dock se omröstningspanelen under mötet.
• Det är endast mötets ägare och presentatörer som kan skapa, hantera och starta omröstningar. Mötesdeltagare har möjlighet att svara frågorna i en omröstning men kan inte redigera dem.
• Det kan ta ett tag innan det går att aktivera Forms och skapa omröstningar i möten. Vänta ett tag och återkom när tiden för mötet närmar sig.
• Deltagare i mötet kan ändra sitt svar i omröstningar, så länge som omröstningen inte är stängd.
• Resultaten för omröstningar kan bara exporteras en och en. Det finns ingen möjlighet att exportera alla svaren för flera omröstningar samtidigt, från mötet.