Formler med OM-villkor

Klicka här för att ladda ner exempelfilen Formler med OM-villkor.xlsx

Ibland vill du endast utföra en beräkning eller fylla i ett värde i en cell, om ett visst villkor är uppfyllt i Excel.

I detta exempel vill vi att texten JA eller NEJ ska fyllas i, ifall resultatet är över budget eller inte, på varje rad.

Vi ska även redigera den befintliga formeln, som innehåller en funktion och se på vad som händer om resultatet är exakt lika med budgeten.

Som ett bonustips ska vi även se hur du kan kopiera en formel, utan att formateringen förstörs, till exempel kantlinjer.

Funktionen OM

För att lösa problemet kan du skapa en formel som använder funktionen OM [IF]. Då kan du ange ett villkor och två alternativa resultat.

Gör så här för att infoga funktionen OM [IF] i en cell:

• Ställ cellmarkören i den cell där formeln ska användas.
• Växla till menyfliken Formler [Formulas].
• Fäll ner alternativen för Logik [Logical].
• Leta upp och välj funktionen OM [IF] i listan.

Dialogrutan Funktionsargument

Nu visas dialogrutan Funktionsargument [Function Arguments]. Här finns tre områden, i det översta anger du ditt villkor och i de två andra områdena kan du ange två olika resultat, beroende på om villkoret är uppfyllt eller inte.

Börja med att fylla i ditt villkor i det översta området.

I detta exempel är villkoret, på rad fyra i kalkylbladet, att resultatet i cellen B4 ska vara större än budgetvärdet i cellen C4.

• Villkoret som skrivs in i det översta området Logiskt_test [Logical_test] blir: B4>C4

Tips!

Tecken för ”större än” > ska ha ” öppningen”/ ”gapet” mot det största talet.

Två svarsalternativ

Nu behöver du ange vad som ska hända om villkoret, i det översta området, är uppfyllt eller inte.

Om du fyllt i villkoret korrekt så visas texten SANT [TRUE] eller FALSKT [FALSE] beroende på om villkoret är uppfyllt eller inte.

Nu kan du fylla i vad som ska hända i de två nedre områdena Värde_om_sant [Value_if_true] och Värde_om falskt [Value_if_false].

• Fyll i texten JA i området Värde_om_sant [Value_if_true].
• Avsluta inmatningen genom att trycka på Tab-tangenten för att flytta markören till nästa område.
• Skriv in NEJ i området Värde_om falskt [Value_if_false].

Resultat av den aktuella formeln ser du längst ner till vänster i dialogrutan.

• Avsluta din formel genom att välja OK.

Kopiera formeln utan formatering

Nu går det att ta tag i fyllnadshandtaget i det nedre högra hörnet och på sätt kopiera och fylla formeln nedåt.

• För att inte även formateringen ska kopieras med och ta bort kantlinjen (över summaraden) går det i efterhand att klicka på alternativmenyn och där välja Fyll utan formatering [Fill Without Formatting].

På detta sätt kopieras och fylls cellerna endast med formeln, utan att formateringen ändras.

Villkor som hanterar exakta värden

I exemplet så står det NEJ på rad åtta. Men orten Borlänge har både ett resultat som är 10 och en budget på 10. Om vi vill att det ska stå JA när resultatet är lika med och större än budgeten så kan vi ändra villkoret.

Gör så här för att ändra villkoret till B4>=C4:

• Ställ cellmarkören i den cell där formeln ska ändras.
• Klicka på ikonen fx uppe på formelraden för att åter öppna dialogrutan Funktionsargument [Function Arguments]
• Lägg till ett likamedtecken = efter tecknet större än >.
• Avsluta redigeringen av formeln genom att välja OK. Du kan till exempel trycka på tangenten Enter.

Kopiera formeln på nytt

• Ta på nytt tag i fyllnadshandtaget i det nedre högra hörnet. Kopiera och fyll formeln nedåt till övriga celler.

Nu visas resultatet JA på raden åtta i kalkylbladet eftersom Borlänge har ett resultat som motsvarar budgeten.

När du skapar mer avancerade villkor med funktionen OM [IF] är det alltid bra att börja med att fylla i JA och NEJ i områdena Värde_om_sant [Value_if_true] och Värde_om falskt [Value_if_false]. Detta för att testa om villkoret är korrekt formulerat.

Läs mer om våra självstudiekurser på www.officekurs.se.