Kontrollera dokumentinformation

I alla Office-dokument sparas det information om filerna, inte bara den text och de bilder du själv infogat.

I varje nytt Office-dokument sparas namnet på den person som är inloggad på datorn som författare. Användarnamnet på den som sist redigerat dokumentet sparas också.

Andra dokumentegenskaper som sparas med filen är till exempel total redigeringstid och när dokumentet senast skrevs ut.

• För att se vilka egenskaper som sparas, går det att gå till Info [Info] under menyfliken Arkiv [File].
• Klicka på den lilla pilen bredvid ordet Egenskaper [Properties] för att se mer statistiska uppgifter om dokumentet.

Kontrollera dokumentet

Det kan finnas ytterligare dold information i filerna. Gör så här för att visa detta:

• Klicka på ikonen Felsök [Check for issues] och sedan Kontrollera dokumentet [Inspect document], i Info [Info] på menyfliken Arkiv [File].
• Klicka på Kontrollerna [Inspect] så söker programmet igenom filen efter dold text, länkar, makron med mera.
• För att ta bort informationen från filen välj Ta bort alla [Remove] på de rubrikerna du vill radera.
• Avsluta genom att välja Stäng [Close].

Tillåt dokumentinformation

Nästa gång dokumentet öppnas, finns inte den information som togs bort kvar i filen.

Vill du tillåta att till exempel författare ska sparas igen, i dokument, så går det att aktivera genom att välja Tillåt att den här informationen sparas i filen [Allow this information to be saved in the document].

Dokumentera personuppgifter

Tänk på att tömma filer på personuppgifter innan dokument läggs ut på företags offentliga hemsidor, för att undvika att behöva dokumentera dessa hemsidor i det register över var personuppgifter lagras, som alla företag och ideella föreningar måste upprätta, i och med den nya GDPR lagstiftningen.

Dokumentinformation i PDF-filer

Tänk på att dokumentinformation också sparas i PDF-filer när de skapas. Denna informationen kan också tas bort på lite olika sätt, beroende på vilket program som skapat PDF-filen.