Åtta fördelar och möjligheter med Excels tabellverktyg

Excel är ett kraftfullt verktyg för datahantering och analys och dess tabellfunktioner erbjuder många fördelar.

Excel-listor var en ny funktion som kom i Excel version 2003 och ändrade namn till Exceltabeller i version 2007.

Här ska vi gå igenom några grundläggande fördelar med att använda Excels tabellverktyg.

Ladda ner övningsfilen Orderlista.xlsx

Listor i Excel

Många uppfattar att ett område med värden i Excel är en tabell. En anledning kan vara att när du markerar värden i Excel, kopierar området och klistrar in det i Word (eller PowerPoint) så skapas det en tabell.

När markören befinner sig i en tabell i Word (eller PowerPoint) visas menyfliken Tabelldesign [Table Design] med flera användbara tabellverktyg.

I Excel är en lista med värden bara ett område med inmatade värden i ett kalkylblad. Menyfliken Tabelldesign [Table Design] är inte synlig som standard i Excel.

Tabeller i Excel

Däremot går det att definiera ett område i ett kalkylblad som en tabell. Då visas menyfliken Tabelldesign [Table Design] även i Excel.

Infoga Exceltabell

Det går att skapa och definiera en tabell i Excel på flera olika sätt.

Precis som i Word och PowerPoint går det att välja att infoga en Tabell [Table] från menyfliken Infoga [Insert].

Gör så här:

• Stå med markören i området med värden och välj Tabell [Table] från menyfliken Infoga [Insert].
• Bekräfta att Excel hittat rätt område och att tabellen har en rubrikrad.

Tips!

Om första raden står i fetstil (har avvikande formatering) förstår Excel att det är en rubrikrad.

Några möjligheter med Exceltabeller

Exceltabeller färgmarkeras

När tabellen är färgmarkerad ser du tydligt vilka rader och kolumner som ingår i Exceltabellen. Du kan själv välja färgtema under menyvalet Snabbformat [Quick Format] på menyfliken Tabelldesign [Table Design].

Placerar du markören längst ner i tabellen ser du tydlig var tabellen tar slut. Du kan vara säker på att alla färgmarkerade rader och kolumner följer med när du sorterar och filtrerar i din Exceltabell.

När du lägger till eller tar bort data bibehålls formateringen, vilket skapar ett konsekvent och professionellt utseende på dina kalkylblad.

Tips!

Definiera snabbt ett område som Exceltabell med kortkommandot CTRL+T.

Filter aktiveras

Filter ingår med automatik i en Exceltabell. Du behöver inte själv aktivera filterpilarna på menyfliken Data [Data].

Det gör det lätt att sortera, filtrera och analysera din data.

Exceltabeller utökas

När nya rader och kolumner läggs till utökas Exceltabellen och formateringen följer med per automatik.

Det går att utöka en Exceltabell på flera sätt:

• Via menyvalet Ändra storlek på tabell [Resize Table] i gruppen Egenskaper [Properties] på menyfliken Tabelldesign [Table Design] (Detta menyval saknas i Excel för Mac, men de övriga alternativa sätten fungerar.)
• Det går att dra i markeringen i nedre, högra hörnet av tabellen.
• Infoga rader via knappen Infoga [Insert] på menyfliken Start [Home] i gruppen Celler [Cells].
• Exceltabeller utökas om du trycker på Tab-tangenten i den sista cellen på sista raden (precis som i Word och PowerPoint).
• När du fyller i nya rubriker utökas tabellen automatiskt med nya kolumner.
• Du kan även skriva in data direkt på raden nedanför en tabell.

Att tabeller expanderar automatiskt eliminerar behovet av att själv manuellt justera dataområdet i dina formler och pivottabeller.

Tips!

Om det finns innehåll i cellerna nedanför tabellen när fler rader infogas, flyttas cellerna automatiskt neråt. För det är tabellens område som utökas.

Formler kopieras

Lägger du in en beräkningsformel i en tabellkolumn kopieras formeln automatiskt till alla rader i tabellkolumnen.

Formeln kommer även att kopieras till alla nya rader som infogas i tabellen.

Tips!

Kortkommandona för att lägga till och ta bort rader är Ctrl + + (plus) och Ctrl + – (minus).

Formler med kolumnrubriker

Med Exceltabellerna följer också strukturerade cellreferenser. Fördelen med att använda musmarkören eller piltangenterna när du skapar formler i en Exceltabell (och inte skriver in cellreferenserna förhand) är att då används kolumnernas namn i formlerna, så du tydligt ser vilka kolumner du använt i dina formler, när du står en bit längre ner i.

Den största fördelen med strukturerade cellreferenser är att dessa referenser är dynamiska i sin natur och du behöver alltså inte ändra cellreferenserna i takt med att du ökar eller minskar ditt tabellområde.

I stället för att använda cellreferenser som A1 eller B2, kan du referera till specifika tabellkolumner med deras namn vilket gör det enklare att läsa och underhålla formler.

Summarad

När menyvalet Summarad [Total Row] är aktiverat på menyfliken Tabelldesign [Table Design] i gruppen Tabellformatsalternativ [Table Format Options] i en Exceltabell, läggs det till en summarad längst ner i tabellen och Excel beräknar automatiskt en summa för kolumnen längst till höger i Exceltabellen.

Du kan själv ta tag i fyllningshandtaget, nere till höger i cellen och ”dra” för att kopiera formel till övriga kolumner.

Delsummor

Väljer du att filtrera din Exceltabell ändras beloppen på summaraden, så beräkningarna bara utförs på de filtrerade rader som visas.

Excel har infogat delsummor. Rader som är dolda i tabellen tas inte med i delsummeringen.

Tabellnamn

När du skapar en definierad tabell så skapar Excel automatiskt ett namn för tabellen, exempelvis Tabell1 [Table1]. För att underlätta när du bygger formler och för att enkelt förstå innebörden av ett namn är det smart att döpa dina tabeller logiskt efter innehåll. För att döpa om en tabell, placera markören i tabellen och går in under menyfliken Tabelldesign [Table Design] och klickar i fältet Tabellnamn [Table Name] och skriver in önskat namn (se bilden).

Tips!

Namnge gärna Exceltabellen till samma sak som kalkylbladet, så blir det enkel att hitta var tabellen finns i din arbetsbok.

Fördelar och begränsningar

Detta är bara några av fördelarna och möjligheterna med Exceltabeller.

Det finns även några få begränsningar när du använder Exceltabeller (t.ex. att du behöver kopiera ett kalkylblad i taget om de innehåller Exceltabeller) men de många fördelarna överväger stort.

Genom att utnyttja Excels tabellverktyg kan du förbättra din effektivitet och noggrannhet vid datahantering.

Tips!

Kombinationen att Exceltabeller utökar sig automatiskt när mer värden läggs till och att tabellen har ett namn ger många fördelar, i kombination med formler och även när du skapar pivottabeller och diagram.