Anpassa dokument för digital tillgänglighet

Det är inte bara för att hamna högt upp i listan över sökträffar hos Google, som det är bra att sökordsoptimera och anpassa dokument för digital tillgänglighet. Google tittar till exempel på fler saker än bara texten.

Hur dokumenten är uppställda påverkar hur många ”poäng” Google tilldelar en hemsida eller dokument infogat på webben och därmed också placeringen bland andra sökträffar.

Ett annat skäl är att underlätta användningen av skärmläsarprogram, som läser upp innehållet i dokument åt en.

Varför? Därför att ett väl uppställt dokument blir lätt läst för alla, både för datorer och oss människor.

Fler och fler börjar uppskatta hjälpmedel som tidigare bara var tänkta för en begränsad målgrupp. Till exempel var biblioteken tidiga med talböcker, som bara vissa personer fick låna men nu finns det mängder med ljudböcker och även e-böcker som är tillgängliga för alla.

Vad utmärker ett dokument som är anpassat för digital tillgänglighet? Vi ska här titta på några olika egenskaper.

Rubrikformat

En viktig del är att använda rubrikformat eller textstilar som det också kallas. På detta sätt kan Google och skärmläsare, förstå om texten är en rubrik eller inte och den som får texten uppläst får redan på, om det är en ny rubrik på samma nivå eller en underrubrik.

Gör inte som en webbyrå gjorde. De ville spara pengar genom att inte köpa in ett speciellt typsnitt, till en hemsida. Så de ersatte alla rubriker med bilder, skapade i ett bildhanteringsprogram. Google läser inte text i bilder, (ännu). Hemsidan fick mycket låga ”poäng” och innehållet på hemsidan blev svår att söka efter på Google.

Tabeller

Denna	text	är	inskriven
i	en	tabell.

Använd tabeller istället för tabulatorer, när du behöver ordna information i kolumner och rader.

Även om du stänger av visningen av kantlinjerna, så det inte syns att det finns tabeller i dokumentet så blir dokumentet lättare att läsa, för alla.

Gör så här för att stänga av visningen av kantlinjer:

• Markera hela eller en del av en tabell.
• Klicka på ikonen Kantlinjer [Borders] på menyfliken Start [Home].
• Välj vilka kantlinjer som ska visas eller inte visas.

 Tips!

Börja med att stänga av visningen av alla kantlinjer, innan du slår på visningen av kantlinjer, på delar av en tabell.

Tabellrubriker

Word kan, precis som Excel se till att rubrikerna i en tabell visas överst på varje sida, om din tabell är längre än en sida. Detta är mycket praktiskt vid långa tabeller, som fortsätter efter en sidbrytning och det tydliggör även hur tabellen är uppställd för personer som använder skärmläsare.

Gör så här:

• Markera den rad som utgör tabellrubriken.
• Gå till menyfliken Layout [Table Layout].
• Klicka på Upprepa rubrikrader [Repeat headings] i gruppen Data [Data].

 Tips!

Du kan använda tabeller både i Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, Excel och på hemsidor. När markören står i en tabell visas en sammanhangsberoende menyflik med olika val, beroede på vilket program du är i.

Alternativtext

Eftersom Google och skärmläsare inte är lika bra på att tolka bilder som text (ännu), så bör man komplettera bilder och ikoner med en alternativtext som beskriver bilden.

Gör så här:

• Markera bilden eller ikonen.
• Gå till menyfliken Bildformat [Picture Format].
• Klicka på Alternativtext [Alt text].

eller

• Högerklicka på bilden och välj Redigera alternativtext [Edit Alt text].

Kontrastfärger

Använd färger med bra kontrast. Välj till exempel inte gul text på vit bakgrund.

En väl genomtänkt design och bra färgval kan underlätta mycket för olika typer av färgblindhet och ögonsjukdomar. Tänk på att 8 % av alla män är färgblinda på varianter av rött och grönt.

Tips!

Följ alltid ditt företags grafiska profil när du använder färger, rubrikformat och textstilar.

Kontrollera tillgänglighet

I Office programmen finns det en funktion som hjälper dig att Kontrollera tillgängligheten [Check Accessibility] i dina dokument. Denna funktion finns både i Word, Power Point och i Excel.

Gör så här:

• Gå till menyn Arkiv [File].
• Markera avsnittet Info [Info].
• Fäll ner alternativet Kontrollera [Check for Issues].
• Välj Kontrollera tillgängligheten [Check Accessibility].

Du kommer nu få förslag på förbättringar i ditt dokument.

 Tips!

När du har aktiverat Kontrollera tillgängligheten [Check Accessibility] kan du under tiden du skriver, klicka på Statusfältet [Status Bar], i nederkanten av fönster, för att se infromation om dokumentets tillgänglighet, om du har en uppdaterad version av Office programmen, med en prenumeration.

Läs mer om våra webbaserade kurser på www.officekurs.se.