3 sätt att ta bort tomma rader

Tomma rader eller tomma celler i dataområde kan ibland vara irriterande och ställa till oreda. Man kan avsiktlig infogat tomma rader för att göra rapporter lättare att läsa och förstå. Men om du planerar att importera kalkylbladet till andra program eller system så dessa tomma rader blir ett problem. Det kan även vara omvänt, att man kopierar eller exporterar data till Excel så kan man få oönskade tomma rader.

Här hittar du 3 olika sätt att plocka bort tomma rader för att trimma ett dataområde. Det är samma exempel av data vid alla tre metoder. En enkel lista där det finns en tom rad mellan varje begynnelsebokstav i Säljar-kolumnen.

Ladda ner övningsfilen här

Metod 1 – markera tomma celler

Använd Excels verktyg Gå till special (Go To Special) som är lite av en Schweizisk armékniv med många alternativ.

1. Markera dataområdet
   
2. Välj på Startfliken, Sök och markera sedan klicka på Gå till Special
   (Home > Find & Select > Go To Special)
   
3. Nu öppnas dialogrutan Gå till special, klicka för Tomma celler (Blanks), klicka OK.
4. Nu markeras alla tomma celler i området, nästa steg blir till att ta bort dessa
   
5. På Startfliken välj Ta bort och sedan Ta bort kalkylbladsrader
   (Home > Delete > Delete Sheet Rows)
   
6. Nu försvann det tomma utrymmet (raderna) mellan posterna i listan och listan
   

Tänk på!

När man tar bort rader på detta sätt så är det viktigt att kontrollera att det INTE finns några andra tomma celler än mitt i listan. För när man markerar alla tomma celler och tar bort raderna så försvinner även rader om en tom cell är markerad i raden.

Metod 2 – använd Sök-verktyget

Med verktyget Sök (Find) i Excel kan man söka på en cell som inte innehåller någonting, alltså tom. Därefter går det att markera samtliga träffar från sökningen för att ta bort dessa. Följ steg för steg hur man gör.

1. Markera dataområdet
   
2. På fliken Start, klicka på Sök och markera och sedan Sök
   (Home > Find & Select > Find)
   

3. Låt fältet Sök efter vara tomt och klicka sedan på Sök alla
4. Markera alla sökträffar i underkant av dialog rutan med CTRL + A eller markera med hjälp av musen
5. Stäng dialogrutan och nu är alla tomma celler markerade. Utan att klicka eller navigera i kalkylbladet – På Startfliken välj Ta bort och sedan Ta bort kalkylbladsrader
   (Home > Delete > Delete Sheet Rows)
   

Nu försvinner alla tomma rader mellan posterna i listan, men även här måste man tänka på att kontrollera att det inte finns några tomma celler på andra ställen än de tomma raderna.

Metod 3 – filtrera tomma rader

Den sista metoden ska vi använda filter för att hitta och markera tomma rader. Normalt sett är vårt exempel inte en lista och därför kan man inte använda filter (Helt tomma rader får inte finnas i en lista). Men vi ser hur man kan komma runt detta.

1. Markera dataområdet
   
2. På Startfliken, klicka på Sortera och filtrera och välj sedan Filtrera. Eller kortkommandot CTRL + SHIFT + L
   (Home > Sort and Filter > Filter)
   
3. Klicka på en filterpil vid en valfri kolumn och bocka ur alternativ i listan. Bocka sedan endast för Tomma. Klicka OK för att bekräfta
   
4. Nu filtreras de tomma raderna. Markera dessa tomma rader, det ska vara de raderna som nu har blåa siffror till vänster (5 och 8 i exemplet)
   
5. På Startfliken välj Ta bort och sedan Ta bort kalkylbladsrader
   (Home > Delete > Delete Sheet Rows)
   
6. Radera filtreringen och listan är nu komplett utan tomma rader.

Detta var 3 olika metoder för att ta bort tomma rader i ett dataområde (lista). Men var försiktig om du gör detta på ett större område som du inte har total översikt på. Om det finns enstaka tomma celler så kommer hela den raden tas bort och då försvinner data från listan.