Standardinställningar för pivottabeller

Nu finns äntligen möjligheter att ställa in standardinställningar för pivottabeller i Excel. Inställningarna gäller i Excel 2016 och från version/build 1707.

De nya inställningarna är något som saknats av många pivottabellanvändare. Det som du tidigare gjort med manuella klickningar eller skapat makron för, kan du nu sätta som standard 😊. Du kan t.ex. sätta delsummor nedanför data och tabellformat som standard.

Redigera standardlayout

Klicka på Arkiv (File) och Alternativ (Options) för att öppna dialogrutan Excel-alternativ (Excel Options). Under Data hittar du de nya inställningarna. Klicka sedan på Redigera standardlayout (Edit Default Layout) för att ställa in pivottabellernas standardlayout. (Vi återkommer till inställningarna direkt under Data längre ner).

Excelkurs

C:\Users\Tobias\AppData\Local\Temp\SNAGHTML548b5e2.PNG

Dialogrutan Redigera standardlayout (Edit Default Layout) innehåller de inställningar du behöver för att forma dina pivottabeller så att de blir RFB (”rätt från början”). Nedan lär du dig vad varje valmöjlighet innebär. Inställningar som inte sätts som standard kan ändå göras manuellt för enskilda pivottabeller vid behov.

C:\Users\Tobias\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2ee5e15f.PNG

  1. Knappen Importera (Import) är kanske den mest effektiva av alla knapparna. Om du har skapat en pivottabell som redan innehåller alla de inställningar som du vill sätta som standard, kan du enkelt bara ange en cellreferens i pivottabellen och sedan klicka på Importera. Sedan har inställningarna från din angivna pivottabell överförts till dina standardinställningar.
  2. Delsummor (Subtotals). Standard är att alla pivottabeller visar delsummor ovanför. Min erfarenhet är att nästan alla vill visa sina delsummor nedanför data. Här har du möjlighet att välja att se delsummor nedanför, ovanför eller inte alls som standard.
  3. Inkludera filtrerade element i summor (Include Filtered Items in Totals). Denna kryssruta gäller endast för pivottabeller skapade mot en datamodell (Power Pivot / OLAP). Om du kryssar i kryssrutan kommer summor/totalsummor att inkludera alla element (även de som inte ingår i aktuell filtrering). I bilden nedan har den högra pivottabellen skapats med kryssrutan ikryssad – jämför tabellernas totalsummor.
  4. Totalsummor (Grand Totals). Här anger du på vilket sätt du vill visa totalsummor som standard. Eftersom totalsummor på rader och kolumner är standard, brukar man inte vilja ändra på just denna inställning.
  5. Rapportlayout (Report Layout). Det finns tre rapportlayouter för pivottabeller. Här anger du vilken som ska vara standard för dig.
  6. Upprepa alla elementsetiketter (Repeat All Item Labels). Kryssar du i denna kryssruta kommer alla element att visas i pivottabellen. Normal avstår man från att använda detta som standard.
  7. Tomma rader (Blank Rows). Med denna kryssruta infogas en tom rad mellan varje delsumma.
  8. Pivottabellalternativ (PivotTable Options). Under denna knapp finns mängder med möjligheter att anpassa dina pivottabellers standardinställningar. Du kan t.ex. välja hur nollvärden och felvärden ska visas och om pivottabellernas kolumnbredd ska ändras vid uppdatering. Du kommer åt flikarna Layout och format (Layout & Format), Summor och filter (Totals & Filters), Visning (Display), Utskrift (Printing) och Data (Data) med många inställningar.
  9. Återställ till Excel-standard (Reset to Excel Default). Med detta valet återställer du alla inställningar till ursprunglig standard. Notera att du dock måste alltid bekräfta med OK för att genomföra ditt val.

Arbetar du en del med pivottabeller rekommenderar vi dig nu att fundera igenom hur du brukar utforma dina pivottabeller och sedan sätta dessa inställningar till standard i Excel. Nyttja standardinställningar för pivottabeller för att spara tid och få din pivottabeller snygga direkt.

Dataalternativ

Även om du troligen kommer att göra de flesta av dina ändringar under knappen Redigera standardlayout finns även en del inställningar direkt under kategorin Data. Detta är inställningar för hur din applikation hanterar datamängder, tillägg och äldre versioner. De flesta användare kommer troligen inte behöva göra justeringar i dessa inställningar.

Valet Inaktivera automatisk gruppering av datum-/tid-kolumner i pivottabeller (Disable automatic grouping of Date/Time columns in PivotTables) kan dock vara en inställning man kan vilja kryssa ur om man tycker att den automatiska grupperingen som Excel gör inte är önskvärd. Excel grupperar som standard inte ner på datum, vilket kan vara önskvärt.

Bli ett riktigt proffs på pivottabeller och gå en av Infocells kurser. Den lärarledda tvådagarskursen Excel Pivottabeller (e-Learning ingår) rekommenderas varmt för att lyfta dig till en riktigt hög nivå. Passar enbart e-Learning bättre hittar du Pivottabellkursen eller Excelpaketet på www.officekurs.se.

Du gillar kanske också...

Börja prenumerera på Excelbrevet

Ta del av tips & tricks i Excel och Office en gång i månaden helt kostnadsfritt.

Grattis du kommer nu att få Excelbrevet varje månad helt gratis!